Cara Mencegah Penipuan & Kecurian Pekerja dalam Perniagaan Anda - Dasar & Rancangan

Walaupun anda mungkin berfikir bahawa penipu mengeras penjenayah yang melompat dari pekerjaan ke pekerjaan, Journal of Accountancy melaporkan bahawa kebanyakan individu yang melakukan penipuan pekerjaan adalah pelaku kali pertama. Juga, sangat sedikit penipu mengambil pekerjaan dengan niat untuk menipu perniagaan.

Ini bermakna amalan pengambilan rajin dan pemeriksaan latar belakang yang menyeluruh tidak mencukupi untuk mengelakkan penipuan daripada berlaku di perniagaan anda. Walau bagaimanapun, terdapat faktor-faktor tertentu yang membuat individu lebih cenderung melakukan penipuan.

Persatuan Pemeriksa Fraud Bersertifikat berpendapat bahawa terdapat tiga elemen yang biasanya berlaku ketika penipuan berlaku. Pertama, penipuan individu merasakan tekanan kewangan - hutang tinggi, gaya hidup yang mewah, ahli keluarga dengan masalah kewangan, dan kecanduan perjudian adalah semua potensi sumber tekanan.

Kedua, individu memerlukan cara untuk merasionalkan penipuan. Monolog dalaman "Saya tidak dibayar cukup," "Saya bekerja lebih keras daripada bos," "Syarikat itu tidak akan terlepasnya ini," dan "Saya layak ini" semuanya membantu seseorang membenarkan tindakan yang tidak beretika.

Terakhir, individu memerlukan peluang untuk melakukan penipuan. Walaupun anda, sebagai pemilik perniagaan, tidak boleh selalu mempengaruhi keadaan atau sikap kewangan seseorang, anda boleh menjejaskan faktor peluang dengan cek dan baki dan kawalan dalaman yang sesuai.

Jenis Penipuan Umum

1. Pelonggaran Asset

Menurut Persatuan Pemeriksa Penipuan Bersertifikat, penyelewengan aset adalah jenis penipuan yang paling umum yang berlaku dalam perniagaan kecil. Pelonggaran aset berlaku apabila pekerja atau kontraktor merancang skim untuk mencuri atau menyalahgunakan sumber syarikat, seperti tunai atau inventori.

Perhatikan dengan teliti bagaimana perniagaan anda mengumpulkan wang dari pelanggan. Sekiranya langkah-langkah yang betul tidak dilaksanakan, individu boleh memintas wang tunai dan menyembunyikannya daripada pemiliknya.

2. Pemotongan

Pemotongan, cara yang popular untuk mencuri wang tunai, melibatkan mencuri bayaran masuk sebelum ia dapat direkodkan sepenuhnya dalam rekod kewangan syarikat. Sebagai contoh, katakan bahawa pelanggan ingin membeli produk di kedai bata dan mortar. Seorang pegawai jualan yang berskala boleh menerima bayaran untuk barangan tetapi poket wang tunai itu daripada merakamkan urus niaga.

Dengan memetik, seorang pekerja boleh merakam hanya sebahagian daripada pembayaran - sebagai contoh, rakaman hanya $ 50 yang dibayar apabila $ 100 diberikan - atau gagal merakamkan pembayaran sama sekali. Oleh kerana transaksi jualan tidak direkodkan, inventori kedai tidak dikemas kini sama ada. Ini bermakna bahawa inventori perniagaan sebenarnya akan menjadi lebih kecil daripada apa yang dicerminkan dalam rekod perakaunan.

Ia bukan hanya urus niaga peribadi yang mudah terdedah. Pekerja perakaunan atau pegawai perkeranian yang menerima bayaran pelanggan juga boleh mengecap wang tunai masuk. Pekerja kemudian boleh memalsukan memo kredit atau memalsukan akaun tersebut sebagai tidak dapat ditukar supaya perniagaan tidak menyedari bahawa pembayaran hilang.

Satu akaun yang rumit tetapi agak biasa penipuan pemalsuan boleh melibatkan pembayaran pelanggan. Dalam skim pemetaan, penjaga buku atau akauntan mengetengahkan pembayaran tunai pelanggan membuat ke arah akaun pelanggan tersebut. Untuk menutup kekurangan itu, akauntan menggunakan pembayaran yang diterima dari pelanggan kedua ke akaun pelanggan pertama. Sekiranya pelanggan kedua memperhatikan baki akaun yang salah, akauntan menggunakan pembayaran daripada pelanggan ketiga untuk menutup defisit - dan sebagainya.

Kerana bayaran sangat salah, seseorang akhirnya dapat menangkap skema tersebut. Namun, penipu boleh terus menanam skim selama berbulan-bulan atau bahkan bertahun-tahun tanpa ditangkap.

3. Cash Larceny

Larceny wang tunai adalah sama dengan pemangkasan dalam erti kata bahawa pekerja atau kontraktor mencuri wang masuk. Perbezaan dengan larangan tunai ialah pekerja mencuri wang tunai selepas ia direkodkan dalam buku perniagaan.

Sebagai contoh, pekerja mungkin mencuri wang dari daftar tunai selepas transaksi telah direkodkan. Pekerja boleh merekodkan pencairan daftar tunai penipuan untuk menyembunyikan hakikat bahawa wang tunai hilang. Contohnya, pekerja mungkin membatalkan penjualan terdahulu atau mengeluarkan bayaran balik dan mengambil wang tunai yang bersamaan daripada daftar itu.

Tanda-tanda Cash Itu Dicuri
Skim pemotongan yang melibatkan memintas wang sebelum direkodkan boleh menjadi rumit untuk mengesan. Anda mungkin dapat melihat tanda-tanda amaran ini:

Inventori Rendah. Jika inventori sebenar di kedai adalah lebih rendah daripada apa yang sepatutnya mengikut buku, mungkin seseorang pekerja tidak merekodkan semua jualan.
Jurang dalam Dokumen yang Ditanda. Untuk restoran dan perniagaan lain yang menggunakan baucar pra-bernombor, jurang dalam baucer mungkin bermakna seorang pekerja membuang resit dan menyimpan wang tunai.
Aduan pelanggan. Sekiranya pekerja meminjam pembayaran, pelanggan cenderung memanggil dan mengadu bahawa baki pernyataan mereka tidak betul.
Pendapatan Rendah Sepanjang Peralihan Tertentu. Sekiranya koleksi tunai lebih rendah apabila pekerja tertentu bekerja, ini mungkin menunjukkan pencurian wang tunai.

Kawalan Dalaman untuk Mencegah Kecurian Tunai

Memerlukan Kelulusan Pengurus untuk Mengeluarkan Kredit, Penjualan Tidak sah, atau Akaun Penulisan. Sebaik sahaja orang lain terlibat dalam urus niaga, pekerja yang licik mempunyai peluang yang kurang untuk mencuri tanpa disedari.
Terbitkan Penyata Akaun Bulanan. Seorang pekerja kurang berkemungkinan mengabaikan bayaran pelanggan jika pelanggan mendapat kemas kini secara tetap terhadap baki akaun mereka.
Institut Masa Percutian Mandatori dan Pusingan Kerja. Skim pemetaan dibatalkan dengan cepat apabila pekerja yang bersalah tidak mempunyai peluang untuk memindahkan wang tunai.
Lakukan Penghitungan Tunai Surprise. Dengan membandingkan tunai dalam daftar kepada resit tunai, pengurus dapat mengenal pasti perbezaan tunai dengan cepat.
Kamera Video. Pekerja kurang cenderung untuk bertindak dengan teruk apabila terdapat kamera video memantau daftar.
Kotak Kunci. Dengan membuat bayaran pelanggan dihantar terus ke kotak kunci bank, wang tunai tidak melepasi tangan pekerja dan pekerja tidak berpeluang untuk mencuri.

4. Pengeluaran Tunai Penipuan

Daripada mengangkat wang kerana ia melibatkan perniagaan, penipu lain mencuri wang tunai yang dikeluarkan. Dari semua cara pekerja dan kontraktor menyalahgunakan aset syarikat, mencuri wang tunai dengan membuat wang tunai yang palsu adalah taktik yang paling biasa digunakan.

5. Skim Pengebilan

Pekerja boleh membuat bil barangan dan perkhidmatan yang syarikat tidak pernah menerima dan mengecas wang tunai. Pekerja memalsukan invois dengan perkhidmatan atau produk yang dibuat dan, apabila cek itu dikeluarkan, penipu mengembalikannya sendiri. Pekerja mempunyai bayaran yang dikeluarkan kepada vendor yang tidak wujud, menggunakan nama syarikat shell yang dimiliki oleh pekerja atau rakan atau ahli keluarga.

Pekerja juga boleh bercantum dengan vendor yang sedia ada untuk menjual terlalu banyak syarikat untuk produk. Sebagai pertukaran untuk menolak melalui invois yang meningkat, vendor memberikan pekerja potongan keuntungan.

Tanda-tanda Skim Pengebilan

Kadar Vendor Telah Terbantut Secara Substansial. Apabila satu kadar penjual telah meningkat pada peratusan yang lebih tinggi daripada norma industri, anda mungkin tidak mendapat tawaran yang adil.
Keutamaan Pekerja untuk Penjual Tertentu. Seorang pekerja yang menegaskan vendor tertentu atau tidak terbuka untuk menerima tawaran daripada kontraktor lain mungkin mendapat bayaran.

Kawalan Dalaman untuk Mencegah Skim Pengebilan

Mengekalkan Senarai Penjual yang Dibenarkan dan Cukup Tulis Cek kepada Vendor yang Diluluskan. Ini menghalang anda daripada membuat bayaran kepada syarikat shell atau rakan-rakan pekerja. Sebelum menambah vendor ke senarai, lakukan beberapa penyelidikan dan pastikan ia adalah syarikat yang sah.
Bersama dengan Senarai Penjual yang Diluluskan, Mengekalkan Senarai Harga yang Diluluskan. Hal ini menjadikan sukar bagi para pekerja untuk menaikkan harga dalam kolusi dengan vendor.
Minta Salinan Laporan Menerima Sebelum Anda Tandatangani Cek. Dengan cara itu, anda hanya menandatangani cek untuk produk yang sebenarnya diterima oleh syarikat.

6. Skim Bayaran Balik Perbelanjaan

Satu lagi cara untuk mendapatkan wang tunai daripada syarikat adalah dengan memfailkan laporan perbelanjaan. Pekerja boleh mendapatkan cek reimbursement secara besar-besaran dengan menambahkan perbelanjaan peribadi, perbelanjaan tidak wujud, atau sebaliknya meningkatkan perbelanjaan atas permintaan pembayaran balik perbelanjaan.

Tanda-tanda Skim Pembiayaan Perbelanjaan

Laporan Perbelanjaan Kemaskini. Sekiranya laporan perbelanjaan pekerja tertentu lebih tinggi daripada purata sejarah atau laporan pekerja lain, ia menandakan pekerja terlalu banyak berbelanja.
Pekerja tidak menyerahkan Resit. Apabila resit asal tidak dilampirkan pada laporan perbelanjaan, anda tidak akan tahu sama ada pekerja benar-benar menanggung kosnya.

Kawalan Dalaman untuk Mencegah Skim Pembiayaan Belanja

Memerlukan Resit untuk Perbelanjaan Perbelanjaan. Jika tidak, pekerja boleh menambah perbelanjaan yang mereka tidak pernah benar-benar mengalami.
Dokumen Polisi Pembayaran Balik Syarikat Anda. Di dalamnya, jelas tentang jenis perbelanjaan yang boleh dibayar balik dan apa yang tidak sesuai untuk pembayaran balik. Sediakan satu salinan dasar kepada semua pekerja.
Bandingkan Laporan Perbelanjaan Semua Pekerja Yang Berpandu Perjalanan Khusus. Jika seseorang lebih tinggi daripada yang lain, itu adalah tanda bahawa perbelanjaan meningkat atau pekerja terlalu banyak menunaikan tujuan.

7. Semak Skim Tampering

Pekerja atau kontraktor yang mempunyai akses kepada pemeriksaan syarikat keluar boleh merosakkan mereka untuk faedah mereka sendiri. Jika pemeriksaan kosong tidak disimpan dengan selamat, seseorang boleh mencuri beberapa orang dan membuatnya keluar kepada diri mereka sendiri atau kepada rakan. Seorang pemegang buku yang menarik cek untuk pemilik perniagaan untuk menandatangani boleh kemudian mengubah nama itu pada cek, memintasnya, dan mengisinya sendiri.

Tanda-tanda Semak Menghalang

Jurang dalam Semak Nombor. Jika ada jurang yang berurutan dalam cek kosong bernombor anda, ada kemungkinan seseorang menaikkan sedikit.
Aduan Penjual. Apabila vendor memberitahu anda bahawa ia belum menerima pembayaran walaupun anda memotong cek, pembayaran mungkin dipintas.

Kawalan Dalaman untuk Mencegah Semak Menghalang

Pastikan Cek Blank Secure. Mereka perlu dikunci di pejabat anda setiap masa. Jangan berkongsi kunci anda, dan hanya menghasilkan cek apabila kakitangan simpan kira anda bersedia mencetaknya.
Semak Penyata Bank Perniagaan Anda Setiap Bulan. Cari jumlah cek yang anda tidak kenali. Tanyakan bank anda untuk memasukkan imbasan imej cek yang ditebus supaya anda dapat memastikan mereka tidak diganggu sebelum mendapat pengesahan.

8. Kecurian Aset Inventori dan Lain-lain

Walaupun wang tunai anda selamat, pekerja boleh mencari jalan untuk mencuri atau menyalahgunakan aset fizikal seperti komputer, produk syarikat, dan inventori.

Menerima Skim
Pekerja yang terlibat dengan proses penerimaan boleh mencuri inventori atau produk pada titik penyampaian. Para pekerja yang menyiasat mungkin mengubah laporan penghantaran masuk dan syarikat yang menerima laporan untuk menyembunyikan penipuan. Jika pekerja tersebut mempunyai akses ke rekod pembelian, mereka boleh mengubah permintaan pembelian untuk menyesuaikan laporan penghantaran palsu.

9. Asset Larceny

Jika tidak terdapat banyak kawalan fizikal untuk memantau aset, pekerja dan kontraktor hanya boleh mengambil harta syarikat dari premis itu dan tidak pernah mengembalikannya.

Tanda-tanda bahawa Aset Dimiliki Dicuri

Inventori Rendah. Jika inventori setiap buku lebih tinggi daripada tahap inventori sebenar, seseorang boleh mencuri.
Dokumentasi Inventori Kualiti Tidak Sihat. Sekiranya menyokong pembelian dan penerimaan dokumen bukan asalnya atau kelihatan berubah, anda mungkin berurusan dengan kerja pencuri.

Kawalan Dalaman untuk Mencegah Kecurian Aset Fizikal

Lakukan Penghitungan Inventori Rawak. Ini boleh menjatuhkan anda ke kekurangan inventori dan membuat pekerja kurang mencuri.
Mengasingkan Tugas Inventori. Orang yang sama tidak sepatutnya bertanggungjawab untuk kedua-dua produk membeli dan menerima mereka.
Pasang Kamera Keselamatan. Terutama, memantau bilik dan kawasan di mana inventori dan produk berharga disimpan.
Keep Inventory and Assets Secure. Bidang-bidang yang mempunyai aset berharga harus dikunci jika mungkin, dan hanya pekerja tertentu yang mempunyai kunci.

Lebih Banyak Tips untuk Mencegah Penipuan Perniagaan Kecil

Di samping itu, ada strategi umum yang boleh anda gunakan untuk mengelakkan penipuan. Dengan menukar cara yang anda uruskan dan cara anda mewakilkan tugas, anda boleh mengurangkan kemungkinan seseorang akan menipu perniagaan anda.

1. Ketahui Pekerja Anda

Cowan, Gunteski & Co., firma CPA, menyatakan bahawa anda boleh menipu penipuan berpotensi jika anda mengetahui perubahan dalam tingkah laku dan sikap pekerja. Masuk dengan pekerja anda secara berkala dan luangkan masa untuk berbual tentang bagaimana keadaan berlaku.

Khususnya, perhatikan ciri-ciri tingkah laku ini yang paling sering dikaitkan dengan penipu:

Hidup di luar cara mereka - sebagai contoh, seorang pekerja dengan gaji rendah memandu kenderaan mewah atau mengambil percutian mewah
Mengalami kesulitan kewangan atau menghadapi masalah untuk memenuhi keperluan
Mengekalkan hubungan yang luar biasa dengan vendor tertentu
Tidak mahu membenarkan pekerja lain mengambil alih tugas mereka
Tidak pernah memanggil sakit atau mengambil percutian
Melalui perceraian atau bergelut dengan masalah keluarga

Sudah tentu, anda tidak mahu menganggap bahawa pekerja mencuri hanya kerana mereka mempamerkan ciri-ciri ini. Namun, jika anda mengesyaki bahawa penipuan sedang berlaku, anda boleh memfokus usaha pengawasan dan penipuan terhadap jabatan dan bidang di mana pekerja berisiko tinggi bekerja. Cobalah untuk membantu ahli kakitangan yang ditekankan atau bergelut secara kewangan dengan apa cara yang anda boleh - anda akan mengekalkan lebih ramai pekerja dan membina kesetiaan pekerja.

2. Menguruskan Dengan Integriti

Cara anda bertindak sebagai pemilik perniagaan boleh mempengaruhi sikap pekerja anda mengenai kecurian. Jika anda memotong sudut dan tidak bertindak secara etika, orang yang bekerja untuk anda lebih cenderung melakukan perkara yang sama. Sebaliknya, jika anda melakukan usaha bersama untuk jujur dan beretika dalam urusan perniagaan anda, pekerja akan memahami bahawa tingkah laku yang sama diharapkan dari mereka.

Buat kod tingkah laku yang menggariskan jenis tingkah laku yang anda harapkan dari semua orang dalam perniagaan anda. Juga, jelaskan bahawa pintu anda sentiasa terbuka kepada pekerja yang ingin berkongsi kebimbangan mereka mengenai operasi perniagaan. Persatuan Pemeriksa Fraud Bersertifikat mendapati bahawa kebanyakan pengurus mengetahui tentang penipuan pekerjaan setelah ditolak, jadi pertimbangkan untuk melaksanakan hotline tanpa nama untuk melaporkan penipuan yang disyaki.

3. Mengasingkan Tugas

Salah satu kawalan dalaman terbaik untuk mengelakkan penipuan adalah pengasingan tugas. Dalam erti kata lain, seseorang tidak sepatutnya bertanggungjawab terhadap banyak tugas yang boleh dilakukan oleh penipuan dan dilindungi tanpa pengetahuan pemilik. Untuk menghapuskan peluang untuk penipuan, tiada seorang pun yang perlu mempunyai hak asurans (seperti wang tunai dan produk berharga), keupayaan merekodkan atau mengubah maklumat perakaunan mengenai aset tersebut, dan kuasa untuk mengotorisasi transaksi mengenai aset.

Mengasingkan tugas adalah rumit dalam perniagaan kecil kerana anda tidak mempunyai cukup orang di antara mereka untuk membahagikan tugas. Walau bagaimanapun, terdapat beberapa langkah yang anda boleh ambil untuk memisahkan fungsi utama dengan hanya dua atau tiga pekerja.

Sebagai contoh, katakan bahawa anda dan pengurus pejabat adalah dua pekerja sahaja di perniagaan anda. Walaupun pengurus pejabat anda mungkin mempunyai akses kepada dana yang tidak didepositkan, mendamaikan penyata bank dan membuat invois dan deposit bank, anda mestilah orang yang menyemak penyata bank, membuka mel, menyemak transaksi dan meluluskan memo kredit.

Sekiranya anda mempunyai pekerja ketiga - katakan, seorang pembantu pejabat - minta pekerja itu mendamaikan penyata bank, membuka surat, dan menyediakan deposit bank. Ini mengambil tanggungjawab dari plat anda dan menjadikannya lebih sukar bagi pengurus pejabat untuk menyembunyikan pembayaran yang dicuri.

Firman Akhir

Melaksanakan kawalan dalaman adalah bahagian penting dalam melindungi perniagaan anda. Walau bagaimanapun, ia boleh menjadi janggal untuk dilakukan dalam amalan.

Pekerja dan kontraktor mungkin tidak faham mengapa tugas mereka berubah. Berkomunikasi dengan pekerja anda bahawa kawalan telah disediakan untuk melindungi mereka, sebagai pekerja, dan perniagaan. Melibatkan mereka dalam proses meningkatkan keselamatan perniagaan dan meminta input mereka secara teratur. Sebagai individu yang melakukan kerja sehari-hari, mereka mungkin mempunyai pandangan tentang proses tertentu yang dapat membantu anda meningkatkan kawalan. Mereka juga boleh memberitahu anda bahawa kawalan berfungsi dengan baik dan yang tidak.

Pernahkah anda memiliki atau bekerja di perniagaan di mana seseorang melakukan penipuan? Bagaimana ia berlaku?