8 Cara Meningkatkan Produktiviti Pekerja dalam Perniagaan Kecil Anda

Tetapi bagaimana dengan pasukan anda? Tidak seperti syarikat gergasi, anda tidak mempunyai belanjawan gaji besar-besaran, jadi setiap minit pasukan anda pada masa itu perlu digunakan secepat mungkin.

Walau bagaimanapun, pekerja di Amerika Syarikat mempunyai masalah produktiviti. Kami menghabiskan lebih banyak masa di tempat kerja daripada kebanyakan negara perindustrian yang lain, tetapi semua masa tambahan ini tidak bermakna kami semakin banyak dilakukan. Sebenarnya, produktiviti pada umumnya menjadi trend menurun sejak Great Resession.

Salah satu cara terbaik untuk meningkatkan produktiviti adalah untuk meningkatkan penglibatan pekerja kerana produktiviti dan pertunangan bersatu. Walau bagaimanapun, terdapat banyak strategi kos efektif lain yang boleh anda gunakan untuk mendapatkan lebih banyak daripada pasukan anda.

Kepentingan Baki Kehidupan Kerja

Sebelum anda melaksanakan sebarang rancangan untuk meningkatkan produktiviti pasukan anda, penting untuk memahami psikologi di sebalik produktiviti itu sendiri. Apa, sebenarnya, ia menjadikan sesetengah pekerja lebih produktif daripada yang lain?

Jawapannya agak mudah. Penyelidikan dari University of Warwick mendapati bahawa apabila pekerja gembira, mereka 12% lebih produktif. Kebahagiaan dan baki kehidupan kerja yang positif sering diterjemahkan kepada pekerja yang terlibat, komited, dan yang paling penting, produktif.

Sekiranya ini agak mudah, lihat pasaran buruh di Denmark. Menurut Kajian Nilai Dunia, Denmark adalah yang paling bahagia di dunia, dan ini termasuk masa yang mereka habiskan di tempat kerja. Kementerian Luar Negeri Denmark menyatakan bahawa mereka juga merupakan negara kedua paling produktif di Kesatuan Eropah.

Indeks Kehidupan Lebih Baik OECD menguasai Denmark dan Belanda di bahagian atas senarai mereka untuk negara-negara yang mempunyai keseimbangan kerja-kehidupan yang terbaik. Seperti yang anda rasa, Amerika Syarikat hampir di bahagian bawah.

Dari ini, kita dapat dengan mudah membuat kesimpulan bahawa semakin banyak kerja anda untuk meningkatkan kesihatan, kebahagiaan, dan keseimbangan kerja-kerja pasukan anda, semakin banyak mereka akan mengembalikan kebaikannya dengan produktiviti yang lebih tinggi. Ini, seterusnya, membawa kepada keuntungan yang lebih tinggi untuk anda, dan persekitaran kerja yang lebih baik untuk semua orang.

Bagaimana Meningkatkan Produktiviti Pasukan Anda

Ia tidak mengambil belanjawan gaji besar untuk membantu memperbaiki kehidupan kerja rakyat. Terdapat banyak yang boleh anda lakukan sebagai pemilik perniagaan kecil untuk membuat sesuatu yang lebih baik untuk pasukan anda.

1. Tetapkan Jam Kerja yang Boleh Dikunjungi

Ia mungkin kelihatan tidak produktif, tetapi memerlukan pasukan anda untuk bekerja kurang mungkin memberi inspirasi kepada mereka untuk menghasilkan lebih lagi.

Menurut Fast Company, pekerja di Denmark biasanya bekerja hanya 33 jam seminggu. Dan, mereka mendapat sekurang-kurangnya lima hingga enam minggu bercuti setiap tahun (bersamaan dengan cuti bersalin setahun jika mereka memerlukannya).

Di Amerika Syarikat, jam panjang sering dilihat sebagai tanda komitmen. Bagaimanapun, ini boleh menyebabkan "presenteeism," iaitu apabila pekerja sedang bekerja tetapi tidak berfungsi pada kapasiti penuh kerana penyakit, kekurangan tidur, atau faktor perubatan lain. Harvard Business Review menyatakan bahawa presenteeism boleh mengurangkan produktiviti individu dengan satu pertiga. Masa-masa yang panjang juga boleh mengurangkan produktiviti disebabkan oleh tekanan, pengunduran diri, dan keseimbangan kerja-hidup.

Untuk memerangi ini, lakukan apa yang anda boleh untuk mengurangkan waktu pasukan anda. Biarkan orang pulang lebih awal pada petang Jumaat, atau memberi mereka kelonggaran untuk datang pada waktu pagi pada hari Isnin. Bukan sahaja ini akan membantu mengurangkan kos buruh dalam perniagaan anda, tetapi anda mungkin akan mendapati bahawa pasukan anda akan bekerja lebih keras sebagai balasannya.

2. Jadilah Fleksibel Dengan Penjadualan

Mengurangkan jam adalah satu strategi untuk meningkatkan produktiviti; yang fleksibel dengan waktu bekerja adalah berkaitan rapat.

Keperluan semua orang akan menjadi berbeza, jadi cakaplah dengan orang-orang anda untuk mengetahui di mana mereka memerlukan lebih banyak fleksibiliti dengan minggu kerja mereka. Sebagai contoh, anda mungkin mempunyai seorang yang suka cuti makan tengahari yang lebih panjang pada hari Selasa untuk menghadiri kelas yoga, manakala orang lain akan suka pergi awal pada hari Rabu untuk mengambil anak dari penjagaan harian.

Bergantung pada perniagaan anda, anda mungkin atau mungkin tidak dapat menampung keperluan semua orang. Walau bagaimanapun, mengetahui siapa yang memerlukan apa, dan melakukan yang terbaik untuk memberikan lebih banyak kelonggaran pasukan anda, akan menunjukkan bahawa anda mengambil berat tentang kebahagiaan dan kesejahteraan mereka. Ini, seterusnya, boleh meningkatkan penglibatan dan membawa kepada produktiviti yang lebih besar.

3. Berikan Pasukan Anda Lebih Autonomi

Setiap masyarakat mempunyai norma dan nilai budaya yang berbeza. Dan, norma-norma dan nilai-nilai ini secara langsung mempengaruhi bagaimana kita berperilaku. Pada awal 1970-an, pakar psikologi Geert Hofstede telah membangun satu rangka kerja untuk mengukur norma-norma masyarakat ini menggunakan Dimensi Budaya Hofstede.

Dimensi Budaya Hofstede mengukur enam dimensi dalam setiap budaya. Ini termasuk:

• Indeks Jarak Kuasa
• Individualisme vs Collectivism
• Penghindaran Ketidakpastian
• Keturunan vs Kewanitaan
• Orientasi Jangka Panjang vs Orientasi Jangka Pendek
• Ketenangan vs Pengatur

Apabila anda memahami dimensi unik budaya dan bagaimana nilai kolektifnya berbeza dari anda sendiri, anda boleh menjadi komunikator yang lebih baik dan pengurus yang lebih baik.

Jadi, apa semua ini perlu dilakukan dengan meningkatkan produktiviti dalam perniagaan kecil anda? Well, agak sedikit, terutamanya apabila ia datang kepada autonomi.

Otonomi, atau kekurangannya, secara langsung berkaitan dengan Indeks Jarak Jauh. Jarak Kuasa adalah harapan dan kepercayaan bahawa kuasa didistribusikan tidak seimbang. Oleh itu, di negara-negara yang mempunyai Indeks Jarak Jauh yang tinggi, ahli organisasi kurang berkuasa percaya kepada ketidaksamaan kuasa. Pengurus mereka memberitahu mereka apa yang perlu dilakukan, dan mereka melakukannya tanpa persoalan. Di negara-negara yang mempunyai Indeks Jarak Jauh yang rendah, ahli pasukan percaya bahawa mereka berada di kedudukan yang sama dengan bos mereka. Hubungannya lebih lanjut mengenai kolaborasi dan kurang mengenai "bos dan pekerja."

Ia seharusnya tidak mengejutkan bahawa Amerika Syarikat mempunyai Indeks Jarak Jauh yang tinggi; kami menduduki tempat di 40. Denmark mempunyai Indeks Kuasa Kekuatan terendah di dunia; mereka berada di peringkat 18.

Danes mempunyai kehidupan kerja yang kaya dan berkuasa sebahagiannya kerana mereka mempunyai banyak autonomi. Dan, terdapat banyak penyelidikan yang menyokong apa yang diketahui oleh Danes selama bertahun-tahun: Lebih banyak otonomi = kebahagiaan yang lebih besar = produktiviti yang lebih tinggi.

Satu kajian yang diterbitkan dalam Jurnal Eropah Kerja dan Psikologi Organisasi mendapati bahawa pekerja yang mempunyai autonomi dan sokongan yang lebih tinggi berpuas hati dengan kepuasan dan motivasi yang tinggi. Satu lagi kajian, yang diterbitkan dalam Jurnal Nordic of Life Studies Studies mendapati bahawa desentralisasi membuat keputusan (juga dikenali sebagai otonomi) membawa kepada produktiviti yang lebih besar dalam pekerja Finland.

Kesemua ini menunjukkan kesimpulan yang sama: Lebih banyak kawalan yang anda berikan kepada ahli pasukan anda, yang lebih bahagia dan lebih produktif, mereka akan.

Adalah penting untuk menjelaskan bahawa memberi pasukan anda lebih autonomi tidak bermaksud membiarkan mereka melakukan apa yang mereka mahu, apabila mereka mahu. Setiap pekerja memerlukan sempadan. Tetapi bukannya memberitahu orang-orang apa yang perlu dilakukan, beritahu mereka apa yang anda mahu lihat dan kemudian biarkan mereka memilih cara melakukannya. Mempunyai kebebasan untuk memilih bagaimana untuk melakukan kerja mereka adalah komponen penting dalam autonomi.

Berikan kuasa kepada orang-orang anda untuk membuat keputusan sendiri apabila mungkin. Dan, tunjukkan bahawa anda mempercayai mereka untuk melakukan kerja mereka dengan melangkah jauh. Anda mungkin terkejut betapa banyak lagi yang akan dilakukan apabila anda menyerahkan reins.

4. Cuba Hadkan Gangguan

Menurut Washington Post, seorang pekerja biasa diganggu atau menukar tugas setiap tiga minit. Dan, ia boleh mengambil masa 20 minit atau lebih untuk kembali ke tempat mereka berhenti.

Gangguan adalah kekurangan produktiviti, dan mereka boleh merompak idea dan usaha terbaik kami. Walaupun kita sering memaksa diri kita untuk bekerja lebih cepat untuk membuat masa yang hilang, kelajuan yang meningkat datang pada harga.

Penyelidik di Universiti Humboldt mendapati bahawa pekerja yang sentiasa diganggu dengan pampasan untuk masa yang hilang ini dengan bekerja lebih cepat untuk menyelesaikan tugas mereka. Walaupun ini bukan kejutan (selepas semua, kita semua melakukannya), peningkatan kelajuan ini membawa kepada tekanan yang lebih tinggi, tekanan masa, dan kekecewaan. Faktor-faktor ini boleh mengehadkan produktiviti dalam tugas masa depan.

Washington Post menemubual pakar kecekapan Edward G. Brown, yang mencadangkan mewujudkan Perjanjian Kunci Masa dengan ahli pasukan. Kunci Waktu adalah "masa yang tenang" yang dipersetujui apabila semua orang hanya dapat memberi tumpuan kepada kerja mereka. Dengan Kunci Masa, pekerja perlu bersetuju, secara bertulis, untuk tidak mengganggu rakan sekerja mereka kecuali terdapat kecemasan.

Brown menyatakan bahawa satu pelanggan dianggarkan secara konservatif bahawa produktiviti peribadi meningkat sebanyak 40% hingga 60% sebaik sahaja mereka menggunakan teknik Time Lock.

Sudah tentu, perniagaan anda mungkin tidak dapat menggunakan teknik ini. Bercakap dengan orang anda tentang jenis gangguan yang mereka hadapi setiap hari atau setiap minggu. Ketahui gangguan mana yang paling merosakkan produktiviti mereka, dan lakukan apa sahaja yang anda boleh untuk mengurangkan atau menghapuskannya.

5. Menyewa Orang Yang Menyokong

Mari bermula dengan senario fiksyen. Dalam perniagaan anda, anda mempunyai dua pengurus. Pengurus pertama anda, Rang Undang-Undang, memantau setiap orang di pasukannya dengan mata burung elang. Jika pelanggan mengadu, dia segera menganggap bahawa ia adalah kesalahan pasukannya, dan dia cepat membiarkan semua orang tahu bahawa dia tidak berpuas hati dengan prestasi mereka. Pasukannya berfungsi dalam suasana ketegangan, ketidakpercayaan, dan ketakutan.

Sarah, pengurus kedua anda, bertentangan sepenuhnya. Dia merawat pasukannya seperti keluarga. Dia cepat memberi seseorang mendengar telinga, dan dia yang pertama menyokong idea atau inisiatif baru. Dia selalu mendengar kedua-dua belah cerita, dan apabila ada orang yang memerlukannya, dia mendapat punggungnya. Suasana di bawah Sarah adalah menyokong, menyambut, dan santai.

Jika anda seorang pekerja, pengurus mana yang akan anda bekerja paling sukar?

Pasukan anda memerlukan sokongan di tempat kerja, dan barisan sokongan pertama datang dari pengurus mereka, sama ada ini anda atau seseorang yang telah anda sewa. Jika anda ingin meningkatkan produktiviti pasukan anda, anda perlu melihat dengan lebih dekat pengurus anda (atau gaya pengurusan anda sendiri).

Pengurus terbaik menyimpan dasar pintu terbuka. Ini bermakna pintu mereka sentiasa terbuka untuk ahli pasukan untuk masuk dan menyuarakan kebimbangan mereka, bertanya soalan, atau membincangkan masalah. Jika ahli pasukan tidak berasa selesa berkomunikasi dengan pengurus mereka, atau jika mereka takut mereka akan dinilai dengan kasar dengan mendedahkan mereka tidak tahu bagaimana melakukan sesuatu, produktiviti akan menderita.

Seterusnya, pastikan pasukan anda tahu bahawa mereka boleh bergantung pada sokongan anda. Tunjukkan komitmen ini setiap hari, dan jangan berkecil hati jika memerlukan masa untuk memperoleh kepercayaan mereka (terutama jika persekitaran kerja telah menjadi toksik). Lama kelamaan, orang-orang anda akan melihat bahawa anda telah mendapat belakang mereka. Dan, komitmen (dan produktiviti) mereka akan bertambah baik.

6. Hormati Batas-Batas mereka

Selalu ada panggilan telefon lain untuk kembali dan e-mel lain untuk dijawab. "Creep digital" kehidupan abad ke-21 menjejaskan setiap orang, bos, dan pekerja. Walau bagaimanapun, mengharapkan ahli pasukan untuk bertindak balas terhadap e-mel pada pukul 10 malam atau kerja lengkap pada hari-hari mereka tidak hanya tidak munasabah, ia tidak sihat.

Jika anda ingin meningkatkan produktiviti, penting untuk mengetahui bahawa pekerja anda mempunyai kehidupan di luar pekerjaan. Ini juga berlaku untuk rehat makan tengah hari. Satu kajian yang diterbitkan dalam Akademi Pengurusan Jurnal mendapati bahawa produktiviti jatuh (dan keletihan bertambah) apabila pekerja tidak makan siang.

Adalah sukar untuk pekerja melepaskan kerja, terutama di Amerika Syarikat (di mana, sekali lagi, jam yang panjang sering dilihat sebagai komitmen yang lebih besar). Oleh itu, beritahu orang anda bahawa anda menghargai kehidupan mereka di luar kerja. Tanya kepada mereka mengenai keluarga dan hobi mereka, dan menggalakkan mereka untuk menjadualkan masa untuk aktiviti dan komitmen ini seperti yang mereka lakukan dengan mesyuarat dan projek.

Anda juga perlu menerajui contoh. Melabur masa dalam keluarga anda sendiri, hobi, atau aktiviti rohani, dan bercakap tentang minat anda kepada pasukan anda. Apabila mungkin, elakkan menghantar e-mel kepada orang anda apabila mereka tidak berfungsi.

Akhir sekali, pastikan semua orang dalam pasukan anda mengambil rehat makan tengah hari yang betul; Ini bermakna makan jauh dari meja mereka, di luar sana di mana mereka boleh mendapatkan cahaya matahari dan udara segar. Jika boleh, buat ruang yang bersih dan menarik bagi mereka untuk makan, di dalam dan di luar rumah.

7. Pantau Tahap Tekanan

Anda mungkin berfikir bahawa tekanan yang lebih tinggi akan menyebabkan produktiviti menurun. Ini benar, tetapi hanya pada titik tertentu. Terdapat dataran ajaib apabila tekanan sebenarnya boleh berlaku meningkat produktiviti.

Undang-undang Yerkes-Dodson, yang dikembangkan oleh ahli psikologi Robert Yerkes dan John Dillingham Dodson pada tahun 1908, menetapkan prestasi dan peningkatan produktiviti sebagai peningkatan tahap tekanan (tekanan). Walau bagaimanapun, jika tahap tekanan menjadi terlalu tinggi, produktiviti mula berkurang.

Contohnya, berapa kali anda mendapati diri anda menentang tarikh akhir yang mencabar yang anda tidak pasti dapat bertemu? Adakah anda menggelepar, atau adakah anda menghasilkan beberapa kerja terbaik anda? Sekiranya tugas itu tidak terlalu mencabar, kemungkinan besar anda akan bangkit untuk majlis yang luar biasa. Inilah Undang-undang Yerkes-Dodson dalam tindakan. Apabila tekanan dan kerumitan berada di tahap yang betul, prestasi meroket.

Sekarang, bahagian rumit adalah mengetahui berapa banyak tekanan yang membawa kepada prestasi yang optimum. Tugas-tugas baru atau sukar memerlukan kurang gairah untuk prestasi yang optimum, manakala tugas-tugas yang terkenal atau mudah memerlukan tahap tekanan yang lebih tinggi untuk meningkatkan motivasi dan produktiviti.

Itulah sebabnya penting untuk melihat apa yang dilakukan oleh pekerja anda, dan menganalisis seberapa banyak tekanan yang mungkin dikaitkan dengan pelbagai tugas. Anda kemudian boleh mengambil langkah untuk meningkatkan, atau menurunkan, tahap gairah untuk meningkatkan produktiviti.

Berikut adalah contoh: Bayangkan anda telah meminta Pam, salah seorang pekerja anda, untuk menulis surat berita pelanggan bulan ini. Dia telah melakukan ini beberapa kali, dan walaupun dia menulis dengan baik, ia biasanya mengambil masa beberapa hari untuk menyelesaikan tugas itu. Untuknya, ini adalah tugas yang terkenal dengan gairah yang rendah, jadi dia mungkin menyeret kakinya sedikit.

Anda mungkin meningkatkan produktiviti dengan membuat tugas lebih mencabar; Sebagai contoh, memintanya untuk mewawancarai pelanggan untuk buletin bulan ini, atau memberikan tarikh akhir yang lebih pendek.

Pada hujung spektrumnya ialah Daniel. Anda hanya meletakkan dia bertanggungjawab untuk menghasilkan laporan kewangan mingguan perniagaan anda. Dia masih belajar proses itu, dan setiap minggu dia membuat beberapa kesilapan. Ia tidak membantu laporan yang perlu diselesaikan tidak lewat daripada petang Jumaat. Dengan tanggungjawabnya yang lain, dia mendapati hampir mustahil untuk memenuhi tarikh akhir ini.

Ini adalah contoh tugas baru dan sukar yang juga mempunyai rangsangan yang tinggi (dari tarikh akhir dan kerumitan tugas yang singkat). Dalam hal ini, anda ingin melakukan apa sahaja yang anda boleh untuk melepaskan Daniel dari beberapa tanggungjawab lain untuk menurunkan tahap tekanannya sehingga dia dapat memberikan lebih banyak waktu dan tenaga untuk belajar bagaimana menghasilkan laporan keuangan.

Penting untuk anda memberi tumpuan kepada keseimbangan apabila ia menganalisis tugas dan tahap tekanan. Jika anda meningkatkan terlalu banyak gairah pada tugas-tugas yang salah, anda akan menurunkan produktiviti.

8. Gunakan Strategi Pengurusan Masa

Strategi lain yang boleh anda gunakan untuk meningkatkan produktiviti adalah untuk mengajar strategi pengurusan masa anda yang berkesan. Satu strategi popular ialah Teknik Pomodoro, yang dibangunkan oleh Francesco Cirillo pada akhir 1980-an.

Teknik ini menyegarkan dengan mudah. Menggunakan pemasa, anda bekerja untuk jumlah masa yang khusus, biasanya 25 minit. Kemudian, anda mengambil rehat pendek, biasanya 3-5 minit. Ini rehat dipanggil pomodoros, Itali untuk "tomato," dinamakan untuk pemasa berbentuk tomato yang digunakan Cirillo semasa dia seorang pelajar.

Selepas empat pomodoros, anda akan berehat lebih lama, biasanya 15-30 minit.

Strategi ini berfungsi untuk beberapa sebab. Mula-mula, pemetik pemasa membantu anda tetap fokus pada tugas di tangan. Anda benar-benar boleh mendengar masa berdetik, yang boleh memotivasi. Pemasa juga mengingatkan anda untuk berehat pendek. Penyelidikan telah menunjukkan berkali-kali bahawa rehat kerap kali sebenarnya meningkatkan produktiviti.

Satu kajian yang diterbitkan dalam jurnal Ergonomics mendapati bahawa kerapian, kerapuhan pendek, terutamanya apabila disertai dengan peregangan, menghasilkan produktiviti yang lebih tinggi berbanding mengambil masa yang lebih sedikit, lebih lama lagi. Satu lagi kajian, yang diterbitkan dalam jurnal Work & Stress, mendapati bahawa rehat rehat yang kerap adalah salah satu cara yang paling berkesan untuk mengekalkan prestasi pekerja.

Pengurusan masa yang berkesan dan rehat yang kerap adalah penting. Tetapi apa yang anda lakukan dengan rehat anda juga penting. Penyelidik dengan MIT mendapati bahawa apabila pekerja mengambil rehat dengan rakan sekerja dalam kumpulan sosial mereka, produktiviti, serta kekuatan kumpulan sosial itu sendiri, meningkat. Jadi, anda boleh meningkatkan prestasi dengan menjadualkan rehat pekerja dengan rakan sekerja yang mereka berkawan.

Prestasi juga boleh meningkat apabila para pekerja keluar dari beberapa sinar matahari dan udara segar, jadi menggalakkan ahli pasukan berjalan cepat di luar pada rehat mereka. Ini adalah satu lagi kawasan di mana anda boleh memimpin terbaik melalui contoh. Ambil rehat yang kerap, dan lakukan usaha untuk keluar untuk beberapa latihan.

Firman Akhir

Biasanya, pemilik perniagaan kecil tidak mempunyai cukup masa atau wang untuk melakukan semua yang mereka mahu lakukan. Tetapi meningkatkan produktiviti tidak memerlukan pelaburan yang besar. Kebanyakan masa, ia hanya mengambil lebih banyak kesedaran daripada pemilik dan pengurus sama.

Jika anda seorang pemilik perniagaan, apakah yang anda lakukan untuk menggalakkan produktiviti yang lebih besar dari pasukan anda? Jika anda bekerja untuk organisasi yang lebih besar, apakah yang dilakukan oleh syarikat anda untuk meningkatkan produktiviti?