9 Tips untuk Merancang Reuni Keluarga pada Belanjawan

Walaupun banyak keluarga masih menikmati berkumpul di rumah seseorang untuk perjumpaan semula, keluarga semakin memilih untuk mendapatkan lebih banyak penikmat. Ada yang berkhemah pelbagai hari di RV dan khemah; yang lain diadakan di kapal pesiar atau di pusat peranginan. Terdapat belanjawan terperinci untuk menubuhkan, undian untuk mengatur, dan kaos dan cawan kopi yang membawa puncak keluarga untuk dijual. Tidak kira betapa mudahnya atau meriahkan perjumpaan anda, merancang seseorang mengambil banyak kerja, dan ia boleh menjadi sangat mahal jika anda tidak berhati-hati.

Sebelum anda pergi ke laut dan akhirnya merancang acara yang tidak ada yang mampu untuk menghadiri, berikut adalah beberapa cara untuk merancang reuni yang menyeronokkan, berpatutan.

Merancang Reuni Keluarga Mesra-Bajet

Apabila datang ke perhimpunan anda, adakah anda mahu semua orang berkumpul di rumah Ibu dan Ayah dan membawa hidangan untuk dikongsi? Sekiranya anda cuba merancang reuni keluarga "percutian" di resort? Adakah perjumpaan akan diadakan pada sebelah petang atau acara tiga hari?

Sangat mudah merasa terperanjat dengan perincian apabila merancang reuni keluarga. Jadi, mari kita ambil langkah demi langkah.

1. Mula awal

Merancang perjumpaan keluarga mengambil kerja, dan sudah tentu bukan sesuatu yang boleh anda lakukan pada saat-saat akhir. Sebaik-baiknya, anda perlu mula merancang setahun lebih awal; ini akan memberi anda banyak masa untuk memilih tarikh dan lokasi yang akan berfungsi untuk jadual dan belanjawan setiap orang. Perancangan awal juga akan memberi anda peluang untuk merundingkan kadar terbaik untuk hotel, vendor, dan aktiviti.

Anda juga perlu mendapatkan sumber awal untuk bilangan orang yang boleh hadir. Mempunyai anggaran kasar sebelum anda membuat perancangan akan menjimatkan masa apabila anda melihat di tempat. Misalnya, jika perjumpaan anda mempunyai 300 (atau lebih) peserta yang mungkin, anda tidak akan membuang masa meneliti astaka taman negara yang hanya akan menampung 100 orang.

Jangan lupa, bergantung pada masa tahun, anda mungkin mempunyai beberapa persaingan untuk ruang tempat. Sebagai contoh, kebanyakan perkahwinan berlaku semasa musim panas atau musim gugur. Pesta pengijazahan diadakan pada awal musim panas dan parti percutian pada bulan Disember. Perancangan awal memastikan bahawa anda dapat menempah tempat yang anda inginkan apabila anda menginginkannya.

2. Buat Laman Facebook Reunion Keluarga

Merancang reuni keluarga bermakna berkomunikasi dengan berpuluh-puluh atau bahkan beratus-ratus orang. Ia dengan cepat boleh berubah menjadi mimpi buruk organisasi kerana anda semua membincangkan tarikh, lokasi dan aktiviti yang berpotensi melalui e-mel atau panggilan telefon. Ia juga boleh mahal jika anda membuat keputusan untuk menghantar jemputan rasmi bersama-sama dengan kad RSVP.

Jimat masa dan wang dengan meletakkan semua komunikasi anda di satu tempat dengan laman Facebook reuni keluarga. Anda boleh membuat laman ini peribadi supaya hanya ahli kumpulan sahaja yang dapat melihat siaran, dan ini cara yang bagus untuk berkongsi butiran mengenai perjumpaan yang akan datang dan mendapatkan input semua orang mengenai apa yang mereka mahu lakukan. Semak AARP untuk artikel berguna tentang cara membuat kumpulan Facebook keluarga.

Sekiranya anda bertanggungjawab merancang, ingatlah untuk berfikir seperti pemasar. Matlamat anda adalah untuk mendapatkan seberapa banyak orang untuk menghadiri yang mungkin supaya kos keseluruhan bagi setiap orang akan turun. Lakukan yang terbaik untuk merancang aktiviti yang menyeronokkan dan membuat buzz supaya lebih ramai orang mahu datang.

3. Perbincangan Secara Umum Mengenai Anggaran

Malah reuni keluarga yang paling mudah dapat menelan belanja beberapa ratus dolar, dan paling banyak menghabiskan beberapa ribu atau lebih.Anda mungkin bertanggungjawab terhadap perancangan, tetapi itu tidak bermakna anda sanggup - atau mampu - mengikat bil. Jadi, siapa yang akan membayarnya?

Anda tidak boleh bercakap tentang kos melainkan anda mula-mula mempunyai idea tentang jenis perjumpaan yang anda ingin sediakan. Adakah anda menginginkan perjumpaan DIY di taman negara di mana semua orang membawa hidangan untuk berkongsi, atau perjumpaan yang lebih mewah di kapal persiaran atau di ladang dermaga atau resort semua-termasuk? Adakah perjumpaan anda mempunyai 20 peserta atau 200 orang?

Lakukan maklumat asas terlebih dahulu, dan kemudian anda boleh mula membuat belanjawan yang longgar untuk acara tersebut. Pertimbangkan semua perbelanjaan yang anda mungkin kenaikan dan kemudian tambahkan kusyen 5% hingga 10% untuk menjelaskan kos yang tidak dijangka.

4. Buat Rancangan untuk Pengumpulan Dana

Langkah seterusnya ialah mencari cara untuk membiayai reunion anda, dan terdapat beberapa jalan untuk dipertimbangkan.

Anda boleh meminta setiap keluarga atau peserta untuk menderma jumlah yang rata untuk menampung kos reuni. Wang ini perlu masuk ke akaun bank yang anda buka dengan ahli keluarga yang lain, dengan idealnya bukan seseorang yang berada dalam keluarga terdekat anda. Simpan deposit dan perbelanjaan sebagai telus mungkin, mungkin dengan rekap belanjawan bulanan yang anda hantar kepada semua orang secara elektronik.

Anda juga boleh mengumpul wang di reuni itu sendiri. Minta hadirin untuk membawa barangan buatan sendiri seperti pencuci mulut, roti, dan kesesakan untuk dijual kepada ahli keluarga yang lain, dengan semua hasil akan meliputi kos reuni. Anda juga boleh mengundurkan barang yang disumbangkan, seperti:

• Kuilt buatan sendiri
• Foto keluarga antik yang dipulihkan dan dibingkai
• Buku masakan buatan sendiri yang penuh dengan resipi keluarga lama
• Pokok keluarga
• Buku kecil keluarga
• Karya seni asal atau kerja buatan tangan lain
• Perabot antik

Undian undian berpotensi untuk menaikkan banyak wang, dan semua barangan akan kekal dalam keluarga. Sebuah undian pusaka keluarga boleh menjadi pilihan yang baik untuk ahli keluarga yang mengecilkan peralihan kepada kehidupan dibantu.

Sesetengah keluarga mengumpul wang semasa reuni mereka dengan menyediakan makanan percuma tetapi menjalankan bar tunai dan menjual air dan soda. Untuk melakukan ini, anda perlu memohon lesen minuman keras satu hari di bandar atau bandar di mana anda akan mengadakan acara tersebut. Adakah penyelidikan anda terlebih dahulu; Sesetengah bandar hanya memberikan lesen sehari untuk kumpulan tertentu, seperti organisasi keagamaan, bukan keuntungan, atau kumpulan veteran, politik, pendidikan, atau sukan. Memohon lebih awal kerana aplikasi boleh mengambil masa sekurang-kurangnya dua minggu untuk diproses.

5. Minta Deposit

Sebaik sahaja anda mempunyai belanjawan kasar yang dilukis, penting untuk meminta setiap keluarga mengemukakan deposit yang tidak dapat dikembalikan oleh tarikh akhir tertentu. Apabila menentukan amaun itu, mengambil kira keadaan kewangan setiap keluarga dan pertimbangkan untuk membenarkan bayaran bulanan jika perlu.

Memohon deposit yang tidak dapat dikembalikan daripada ahli keluarga adalah penting kerana beberapa sebab. Pertama, ia memberi anda beberapa dana untuk membuat pembelian dan menyediakan deposit kepada vendor dan venue. Ia juga membantu anda menentukan siapa yang sebenarnya akan datang; sebaik sahaja keluarga telah membuat komitmen kewangan untuk menghadiri perjumpaan, mereka jauh lebih rendah kemungkinan untuk kembali pada saat-saat akhir.

Untuk menjejaki pembayaran, gunakan perkhidmatan seperti MyEvent. MyEvent membolehkan keluarga anda mendaftar untuk reuni, membayar deposit atau bayaran kehadiran mereka, dan juga membuat sumbangan tambahan. Laman ini juga membolehkan anda menghantar tinjauan dan tinjauan, membuat keluarga, dan mudah membuat buzz di sekitar acara menggunakan media sosial.

6. Pertimbangkan Tarikh Offseason

Pasti menyeronokkan untuk mengadakan perjumpaan keluarga di resort ski pada bulan Januari atau pantai Great Lakes yang indah pada pertengahan bulan Jun. Tetapi anda akan membayar dolar atas jika anda tinggal semasa musim sibuk.

Banyak tempat menjatuhkan harga sebanyak 50% atau lebih semasa offseason mereka, jadi pertimbangkan tinggal di resort ski itu pada bulan Jun atau di rumah pantai utara pada bulan Disember. Anda akan menjimatkan wang dan masih banyak yang perlu dilakukan. Sebagai contoh, kebanyakan resort ski mempunyai batu mendaki dan laluan berbasikal, serta kolam renang dan acara yang dirancang. Berjalan di pantai musim sejuk adalah indah dan menyegarkan, dan pantai-pantai paling utara kosong semasa bulan-bulan musim sejuk, jadi anda akan mempunyai pantai untuk diri sendiri.

7. Minta Kadar Kumpulan di Bilik Hotel

Kemungkinan besar, keluarga anda tersebar di seluruh negara, yang bermaksud anda memerlukan bilik hotel, dan banyaknya. Salah satu cara terbaik untuk menjimatkan wang di bilik hotel apabila merancang reuni keluarga adalah untuk meminta kadar kumpulan, yang dapat menjimatkan sehingga 50% atau lebih dari harga bilik. Walau bagaimanapun, mendapat diskaun hebat untuk ahli keluarga di luar bandar mengambil beberapa rundingan.

Pertama, lakukan kerja rumah anda. Menyelidik kadar hotel tempatan dan membuat senarai apa yang setiap hotel mengenakan bayaran untuk bilik yang biasa, serta apa kemudahan yang anda dapat dengan penginapan anda. Seterusnya, pastikan anda mengetahui berapa banyak bilik yang anda perlukan, serta tarikh yang kukuh untuk daftar masuk dan daftar keluar.

Apabila anda memanggil, minta untuk berbincang dengan pengurus; wakil tempahan biasa mungkin tidak akan mempunyai kuasa untuk merundingkan kadar kumpulan. Biarkan pengurus mengetahui bilangan bilik yang anda perlukan dan apabila anda memerlukannya.

Sesetengah pengurus mungkin bertanya apa anggaran anda. Mereka sering menggunakan nombor ini sebagai titik permulaan untuk rundingan. Sekiranya mungkin, simpan ini kepada diri sendiri; anda mungkin mendapat harga yang lebih rendah jika pengurus tidak mengetahui julat harga anda. Cara yang sopan untuk menahan maklumat ini adalah untuk mengatakan, "Kami masih bercakap dengan ahli keluarga yang berlainan untuk mencari titik harga yang semua orang mampu." Pastikan anda memberitahu mereka bahawa anda sedang membeli-belah; anda mungkin mendapat kadar yang lebih rendah jika mereka tahu anda memanggil hotel lain.

Tulis setiap nama pengurus serta tawaran mereka, dan biarkan mereka tahu tarikh anda membuat keputusan akhir anda. Pada tarikh ini, hubungi setiap pengurus kembali, terima kasih atas masa mereka, dan biarkan mereka tahu keputusan anda. Ia adalah kebaikan bersama. Terdapat juga peluang kecil yang akan membuat tawaran yang lebih rendah untuk menarik perniagaan anda jika anda memberitahu mereka bahawa anda telah membuat keputusan untuk menempah di tempat lain.

8. Pertimbangkan Percutian Pelayaran

Anehnya, kapal pesiar yang merangkumi semua boleh menjadi tempat yang sempurna untuk perjumpaan keluarga untuk beberapa sebab.

Kapal pesiar boleh menampung orang ramai dengan pelbagai anggaran. Sebagai contoh, ahli keluarga pada bajet yang lebih ketat sering boleh mendapatkan bilik untuk $ 89 setiap malam, sementara mereka yang mempunyai pendapatan boleh guna boleh memilih untuk bilik yang lebih mewah.

Pelayaran juga mengambil sebahagian besar tekanan perancangan. Makanan dan aktiviti dijaga oleh kakitangan. Anda semua boleh makan sarapan pagi atau makan malam bersama di salah satu daripada banyak restoran atau ruang makan, kemudian merancang pelbagai aktiviti yang menyeronokkan untuk dilakukan pada siang hari. Anda boleh melawat spa dengan ibu saudara anda, menonton anak-anak anda dan sepupu mereka bermain bersama di taman air, atau mengambil persembahan bersama datuk anda. Anda tidak perlu bimbang untuk memenuhi reunion anda - atau melakukan sebahagian besar memasak sendiri - atau merancang "hari keluarga" penuh dengan aktiviti yang berbeza. Apa yang perlu anda lakukan ialah muncul.

Satu lagi manfaat untuk mengehadkan semula reuni keluarga anda di kapal pesiar adalah bahawa semua orang mendapat percutian sebenar sambil menyambung semula dengan orang yang mereka mungkin tidak pernah melihat pada tahun atau bahkan dekad.

Walaupun percutian pelayaran termasuk semua mudah dan menyeronokkan, mereka juga boleh mahal. Walaupun anda menjaringkan banyak di bilik anda, penting untuk diingat bahawa ia hanya permulaan perbelanjaan anda dan ahli keluarga anda akan dikenakan.

Sebagai contoh, cukai dan yuran pelabuhan boleh menambah $ 100 hingga $ 200 pada harga tiket anda. Anda perlu membayar tiket pesawat ke dan dari bandar pelabuhan, serta teksi atau perkhidmatan kereta dari lapangan terbang ke pelabuhan itu sendiri. Jika anda memandu diri anda ke pelabuhan, anda biasanya akan membayar $ 15 hingga $ 20 setiap hari untuk parkir.

Jika pakej pelayaran anda tidak termasuk semua, anda perlu membayar makanan dan minuman, yang boleh ditambah dengan cepat. Sebagai contoh, minuman alkohol biasa ialah $ 7 hingga $ 10 atau lebih pada kapal pelayaran, dengan ganjaran 15% hingga 18% ditambah di atasnya. Banyak laluan pelayaran juga menambah ganjaran harian kepada bil akhir anda, yang kini sehingga $ 23 setiap orang sehari untuk kebanyakan laluan pelayaran utama, menurut USA Today.

Seperti yang anda lihat, harga bilik anda hanyalah hujung gunung ais - dan sentiasa ingat bahawa harga bilik bagi setiap orang. Penting untuk anda meneliti seberapa banyak pelayaran benar-benar bolehkos setiap orang setiap hari supaya ahli keluarga anda boleh membuat keputusan jika mereka mampu.

9. Pertimbangkan Taman Negara

Jika mengehadkan semula perjumpaan keluarga anda di sebuah kapal pesiar tidak dapat dicapai untuk anda dan keluarga anda, pilihan lain adalah menjadi tuan rumah pertemuan semula di taman tempatan atau negeri. Anda boleh menyewa pavilion, yang sering datang dengan grill arang, seharga $ 50 hingga $ 100 sehari.

Beberapa taman yang lebih besar mempunyai kabin moden atau desa untuk disewa. Biasanya, kabin "moden" mempunyai air dan elektrik, manakala kabin "desa" tidak. Menyewa kabin untuk ahli keluarga luar bandar boleh menjadi lebih murah daripada menyewa bilik hotel, dan kabin boleh menyediakan ruang yang tenang untuk kanak-kanak atau warga tua untuk berehat pada siang hari.

Sesetengah taman juga mempunyai kabin besar atau pondok untuk disewa. Ini boleh menjadi beberapa ratus dolar per malam, tetapi jika tiga atau empat keluarga tinggal di satu bangunan dan membelah kos, ia boleh menjadi sangat murah.

Sebelum anda menempah kabin atau pavilion, pastikan anda bertanya di mana tandas awam terdekat, serta lokasi kemudahan lain, seperti pantai, taman permainan, kolam renang, atau dok memancing. Sekiranya sesiapa dalam keluarga anda menggunakan kerusi roda atau walker, tanyakan mengenai halangan yang mungkin membuat kehadiran mereka lebih sukar. Banyak taman kini mempunyai kabin khusus "bebas penghalang", pavilion, dan taman permainan.

Elakkan tuan rumah reuni keluarga anda pada hari libur besar, seperti 4 Julai atau Hari Buruh; taman negeri mengenakan yuran tertinggi mereka pada tarikh-tarikh ini. Anda juga ingin menempah kabin dan pavilion seawal mungkin, kerana banyak taman negara yang membuat tempahan bulan - atau bahkan setahun - terlebih dahulu.

Walaupun taman negara boleh menjadi pilihan yang hebat, pertimbangkan lokasi-lokasi lain untuk perjumpaan yang berpatutan:

• Kebun binatang
• Taman tema
• Sebuah perkhemahan atau taman RV
• Sebuah gereja atau persidangan agama atau pusat berundur
• Sebuah tapak pameran
• YMCA
• Sebuah tasik atau pantai tempatan

Cara Tambahan untuk Kos Trim

Terdapat banyak lagi cara lain untuk menjaga reuni keluarga anda dengan harga yang berpatutan, termasuk yang berikut.

• Simpan pada Foto. Daripada mengambil jurugambar, meminta ahli keluarga mengisi peranan ini. Pertimbangkan untuk membatalkan yuran kehadiran mereka, atau memberi mereka kamera digital, jika mereka bersetuju untuk memotret acara itu dan menyusun foto selepas itu.
• Simpan pada Muzik. Sekiranya perjumpaan anda akan berada di dewan perjamuan besar, minta ahli keluarga yang suka bermain muzik untuk bermain DJ. Sekali lagi, sebagai insentif, tawaran untuk mengetepikan yuran keluarga mereka untuk acara tersebut.
• Jimatkan Penginapan. Pertimbangkan untuk menyewa beberapa rumah percutian di destinasi yang menyeronokkan, seperti pantai atau di pergunungan, dan setiap keluarga membahagikan kos yang sama. Anda semua boleh memasak di rumah, yang boleh mengurangkan 30% atau lebih dari kos reuni anda, dan anda akan mempunyai banyak jadual makan malam untuk berkumpul dan bercakap.
• Simpan pada Makanan. Makanan adalah perbelanjaan besar pada reuni. Pastikan ia mudah dengan menubuhkan bar dan membiarkan semua orang membetulkan makanan mereka sendiri. Sebagai contoh, anda boleh menyediakan bar anjing panas dengan setiap top kreatif yang anda bayangkan. Bar nacho, bar hamburger, bar taco, dan bar ais krim juga pasti menjadi hits.

Firman Akhir

Reuni keluarga anda boleh menjadi luar biasa tanpa anda perlu menghabiskan kekayaan band, membuat cenderahati atau mendapatkan semua orang bersama di resort di A.S. Virgin Islands. (Walaupun itu bagus, bukan?)

Perkara yang paling penting adalah bahawa reuni anda memberi peluang kepada semua orang untuk menyambung semula dan mengalami tarikan keluarga yang kuat. Ini adalah orang awak. Mereka adalah orang-orang yang mempunyai punggung dan akan berpegang teguh pada anda apabila tidak ada orang lain yang akan melakukannya. Masa belanja bersama-sama menceritakan kisah, berkongsi gambar, ketawa di antara satu sama lain, dan bersenang-senang akan membuat ikatan dan persahabatan simen tidak kira berapa banyak wang yang anda belanjakan untuk dibelanjakan.

Pernahkah anda merancang reuni keluarga atau menghadiri? Petua apa yang akan anda kongsi untuk menjimatkan wang?