Pemeriksaan Tahunan 15-Langkah untuk Perniagaan Kecil Anda - Adakah Anda Berjalan?

Kesihatan kewangan perniagaan anda adalah bahagian penting kejayaannya. Sekurang-kurangnya sekali setahun, luangkan masa untuk memeriksa bagaimana perniagaan anda berjalan dan pastikan anda mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai matlamat anda. Berikut adalah 15 langkah yang anda boleh lakukan untuk melakukannya

Pendapatan

Pendapatan adalah jumlah wang yang dibawa oleh perniagaan anda atau diperoleh sebelum perbelanjaan dikeluarkan. Tanpa pendapatan, syarikat anda tidak boleh membuat keuntungan dan kekal berdaya maju dalam jangka masa panjang. Inilah cara untuk memastikan pendapatan anda membawa kepada keputusan kewangan yang positif.

Langkah 1: Bandingkan Matlamat Pendapatan untuk Hasil Sebenar

Setiap perniagaan memerlukan belanjawan yang merosakkan pendapatan dan perbelanjaan yang dijangkakan. Tetapi perlu diingat bahawa belanjawan tidak dimaksudkan untuk mengumpul habuk sebaik sahaja ia digubal. Ini adalah dokumen yang dapat membantu anda membuat keputusan yang lebih baik dan mengenal pasti bidang peningkatan sepanjang tahun.

Tarik belanjawan semasa anda dan bandingkan matlamat pendapatan anda dengan hasil sebenar anda. Adakah anda terlepas sasaran anda? Jika ya, mengapa? Anda mungkin perlu menyesuaikan perbelanjaan anda untuk menampung kekurangan pendapatan.

Jika anda mencapai atau melebihi matlamat pendapatan anda, apakah yang anda lakukan dengan betul? Bolehkah anda melakukan lebih banyak perkara di masa depan? Gunakan beberapa lebihan pendapatan anda untuk membiayai dana kecemasan anda.

Langkah 2: Mempelbagaikan

Semasa anda mengkaji semula pendapatan, lihat berapa banyak pendapatan anda berasal dari satu pelanggan atau satu produk. Sekiranya sebahagian besar berasal dari satu sumber, apa yang akan berlaku jika aliran hasil itu kering esok? Adakah perniagaan anda berada dalam masalah yang serius? Mempelbagaikan produk atau pasaran baru boleh berisiko, tetapi ia juga dapat membantu anda mengekalkan kestabilan.

Langkah 3: Outsource

Berapa banyak masa anda dibelanjakan untuk tugas penjanaan bukan pendapatan seperti media sosial, simpan kira, penyelenggaraan laman web, atau berurusan dengan peti masuk e-mel yang tidak kelihatan? Sekiranya masa yang anda habiskan untuk tugas-tugas ini menghalang pertumbuhan, sudah tiba masanya untuk outsource bidang-bidang perniagaan supaya anda boleh memberi tumpuan untuk meningkatkan pendapatan anda.

Langkah 4: Semak Senarai Pelanggan Anda

Adakah anda mempunyai pelanggan atau pelanggan yang mengurangkan tenaga anda? Mungkin mereka yang selalu tawar-menawar atas harga atau mengadu tidak kira betapa kerasnya anda bekerja untuk menyenangkan mereka. Mungkin sudah tiba masanya untuk mengurangkan pelanggan tersebut.

Apabila memulakan syarikat, biasa bagi pemilik perniagaan untuk mengambil apa-apa pelanggan yang membayar, tidak kira betapa sukarnya mereka. Tetapi pada satu ketika, pelanggan masalah ini boleh membebankan anda lebih banyak dalam masa dan pendapatan yang hilang daripada yang bernilai. Sekiranya masa yang anda habiskan pada pelanggan yang menguras tenaga menipu anda daripada bekerja dengan pelanggan yang anda suka, sopan dan profesional membakar mereka.

Perbelanjaan

Adalah penting untuk memberi tumpuan kepada jualan dan pertumbuhan, tetapi jika anda tidak menguruskan kos, pendapatan akan keluar dari pintu dengan cepat seperti yang mereka masuk. Inilah cara untuk menjadi lebih mengetahui perbelanjaan perniagaan anda..

Langkah 5: Lihat Trend Tahun-Lebih-Tahun

Lihatlah laporan keuntungan dan kerugian anda sejak beberapa tahun yang lalu. Bagaimanakah perbelanjaan anda berubah dari tahun ke tahun? Jika perniagaan anda semakin meningkat, beberapa peningkatan kos adalah munasabah. Lagipun, perbelanjaan sering memacu pendapatan. Walau bagaimanapun, jika anda tidak memberi perhatian, beberapa perbelanjaan boleh keluar dari tangan. Lihatlah perbelanjaan anda dan lihat sama ada anda boleh mengurangkan kos tanpa menjejaskan kualiti.

Langkah 6: Mengkaji Belanjawan Berulang

Model perniagaan berasaskan langganan berkembang pesat. Daripada membeli produk dan perkhidmatan yang diperlukan, anda membayar yuran bulanan atau tahunan untuk menerima mereka secara teratur. Ia mudah kerana anda tidak perlu bimbang tentang kehabisan produk atau perkhidmatan anda digantung. Tetapi kemudahan ini datang dengan kos jika anda membayar untuk langganan yang tidak anda gunakan.

Semak langganan anda dan batalkan apa-apa yang anda tidak lagi menggunakan. Bagi mereka yang anda memutuskan untuk menyimpan, pertimbangkan sama ada tiang pelan masih sesuai untuk anda. Sebagai contoh, anda mungkin membayar untuk ciri-ciri premium dalam perakaunan atau perisian pengurusan media sosial apabila versi lebih rendah dari syarikat seperti Quickbooks akan memenuhi keperluan anda juga.

Hujung Pro: Jika perniagaan anda membayar pekerja atau kontraktor, mempunyai syarikat gaji yang boleh dipercayai adalah wajib. Quickbooks Payroll mengintegrasikan terus ke dalam perisian pembukuan QuickBooks anda yang membuat segala-galanya lancar dan mudah.

Penghutang

Penghutang akaun adalah wang yang pelanggan berutang untuk kebaikan atau perkhidmatan yang telah anda sediakan. Ramai perniagaan telah berada di bawah kerana, walaupun jualan kukuh, pendapatannya berada dalam akaun yang diterima daripada bank. Begini bagaimana anda boleh melabur beberapa minit masa anda untuk memastikan aliran tunai anda kukuh.

Langkah 7: Prosedur Pengumpulan Kajian

Adakah anda mempunyai hutang belum terima yang berusia 30, 60, atau 90 hari yang lewat atau lebih tua? Sudah tiba masanya untuk menyemak prosedur pengumpulan anda. Satu kajian oleh Agensi Koleksi Komersial di Amerika mendapati bahawa kebarangkalian mengumpul pada akaun yang bermasalah turun secara drastik semakin lama ia tidak dibayar. Pada 30 hari yang lalu, anda mempunyai peluang mengumpul sebanyak 88.7%, tetapi oleh 90 hari yang lalu, peluang ini turun kepada 68.9%.

Jadi, bagaimanakah anda mengelakkan daripada pendapatan anda yang susah payah diikat di dalam kunci kira-kira anda?

• Memendekkan Terma Pembayaran. Invois kertas surat dan penerimaan cek yang biasa digunakan. Dalam persekitaran itu, memberikan pelanggan 30 hari untuk membayar masuk akal kerana ia membenarkan penangguhan mel. Hari ini, kebanyakan e-mel perniagaan invois dan mengeluarkan pembayaran elektronik. Ubah syarat pembayaran anda dari "bersih 30" ke "pembayaran yang perlu dibayar setelah penerimaan" dan tindak lanjut selepas dua minggu.
• Mengikuti Pelanggan Dengan Segera Sebagai Bayaran Menjadi Masa Lalu. Surat dan e-mel kutipan bertulis mudah untuk diabaikan. Angkat pelanggan telefon dan panggilan apabila pembayaran mereka terlambat. Anda akan mengetahui dengan cepat jika ada masalah dan boleh bekerja untuk menyelesaikannya sambil mengekalkan hubungan pelanggan yang baik.
• Beri Pelanggan Insentif untuk Bayar. Pelanggan insentif untuk membayar awal atau menghukum mereka yang membayar lewat. Insentif yang biasa adalah diskaun 10% jika pelanggan membayar dalam tempoh 10 hari. Yuran lewat mungkin yuran rata atau peratusan amaun invois. Sebagai contoh, anda mungkin mengenakan bayaran sebanyak 1.5% daripada baki yang belum dibayar sebulan bermula apabila invois adalah 30 hari tertunggak.

Tinggal di atas penghutang dan memanggil pelanggan masa lalu adalah tugas perniagaan yang penting, tetapi yang mana banyak pemilik perniagaan kecil tidak mempunyai masa atau kecenderungan. Sekiranya tugas-tugas ini sentiasa berada di bahagian bawah senarai tugasan anda, ingatlah bahawa mereka adalah perkara yang sangat baik untuk menyumber luar.

Langkah 8: Tinjauan Terma dalam Kontrak & Invois

Pelanggan anda tidak akan membayar mengikut jadual jika mereka tidak tahu jadual anda. Pastikan kontrak dan invois klien anda menetapkan jangkaan yang jelas apabila pembayaran telah tiba dan apa yang berlaku apabila pembayaran terlambat.

Sebagai contoh, adakah anda akan menggantung perkhidmatan? Adakah anda memerlukan pembayaran di depan untuk perkhidmatan masa depan? Adakah anda akan menghantarnya ke koleksi? Apabila istilah dinyatakan dalam kontrak dan invois anda, anda mempunyai cip tawar-menawar dalam perbincangan dengan pembayar lewat.

Pemiutang

Akaun yang dibayar adalah wang perniagaan anda berhutang untuk perkara seperti utiliti, inventori, dan bekalan. Menguruskan akaun yang perlu dibayar adalah penting kerana jika anda tidak mengawal pembayaran anda, anda dengan cepat boleh mendapatkan reputasi sebagai pembayar perlahan dengan vendor dan pembekal anda. Ia juga boleh membebankan anda wang dalam bentuk yuran lewat, peningkatan caj faedah dan bahkan kehilangan pembekal. Berikut adalah cara untuk memastikan anda bertanggungjawab mengurus akaun anda yang perlu dibayar.

Langkah 9: Semakan Bayaran Lewat

Adakah perniagaan anda membayar yuran lewat tahun lepas? Satu perkara yang perlu dilupakan adalah pembayaran sekarang dan kemudian, sekiranya anda kehilangan sebahagian daripada pendapatan anda untuk membayar lewat pada pemiutang masa lalu, anda perlu mengenal pasti sebab.

Mungkin anda menghadapi masalah membayar bil anda kerana pelanggan anda lambat untuk membayar anda. Atau mungkin buku anda tidak teratur dan anda akan mendapat manfaat daripada sistem simpan kira yang lebih baik. Sekali lagi, pembayaran simpan kira dan pembayaran bil adalah kawasan mudah untuk menyumber keluar jika mereka adalah sesuatu yang anda perjuangkan untuk mengendalikannya sendiri.

Aset

Aset adalah perkara yang mempunyai nilai perniagaan anda. Ini termasuk item ketara seperti wang tunai, inventori, perabot, dan peralatan, serta aset tidak ketara seperti hak cipta, paten, dan reputasi perniagaan anda. Sekiranya anda tidak menjejaki aset anda dengan betul, anda mungkin tidak tahu bagaimana ia digunakan, apabila ia perlu diperbaiki atau diganti, atau apabila kerugian berlaku. Inilah cara untuk memastikan anda melindungi pelaburan anda.

Langkah 10: Semak Jadual Aset Tetap Anda

Apa yang anda miliki? Setiap perniagaan memerlukan jadual aset tetap yang termasuk perihalan setiap aset serta harga dan tarikh pembeliannya. Ini boleh menjadi spreadsheet mudah atau jadual susut nilai terperinci yang diselenggarakan oleh akauntan anda. Sekurang-kurangnya sekali setahun, semak senarai ini untuk memastikan item-item baru telah ditambah supaya anda tidak terlepas potongan susut nilai yang berharga pada pulangan cukai anda.

Juga mencari barang yang telah anda buang yang perlu dikeluarkan dari senarai. Selalunya, perniagaan menggantikan peralatan lama atau mengeluarkannya tetapi lupa untuk mengeluarkannya dari daftar aset tetap mereka. Sekiranya anda perlu memfailkan pulangan harta peribadi perniagaan dengan kerajaan negeri atau tempatan, meninggalkan aset lama dalam senarai itu boleh bermakna anda membayar lebih banyak cukai ini setiap tahun.

Langkah 11: Periksa Semak Pembaikan & Penggantian

Periksa aset fizikal anda, seperti kenderaan, peralatan, perabot, dan komputer. Adakah mana-mana daripada mereka memerlukan penyelenggaraan? Sekarang adalah masa yang baik untuk menjadualkannya. Semasa anda, pertimbangkan sama ada aset fizikal anda perlu diganti pada tahun depan atau dua. Jika ya, anda mungkin mahu mula mengetepikan dana untuk menutup penggantian sekarang.

Langkah 12: Pantau Reputasi Atas Talian Anda

Reputasi perniagaan anda bukan item baris pada kunci kira-kira, tetapi tidak membuat kesilapan: Di dunia yang berfokus pada Web, pemantauan reputasi dalam talian anda adalah penting.

Google nama perniagaan anda untuk melihat apa yang timbul. Semak ulasan di Yelp dan tapak tinjauan lain. Sekiranya anda menemui ulasan negatif, balas maklum balas yang membina dengan cara yang menunjukkan pelanggan yang ingin membuat perkara yang betul. Sekiranya anda melihat maklumat yang tidak tepat atau tidak sesuai, lihat jika ia dibuang.

Kawasan Lain

Berikut adalah beberapa langkah tambahan untuk memastikan perniagaan anda sihat dan menuju ke mana anda mahu ia pergi.

Langkah 13: Semakan Struktur Perundangan Anda

Adakah perniagaan anda sebagai pemilik tunggal, perkongsian, LLC, S-perbadanan, atau perbadanan? Adakah struktur undang-undang itu masih masuk akal? Sekiranya perniagaan anda berkembang dengan pesat sejak anda memilih jenis entiti anda, berbincanglah dengan akauntan atau penasihat anda mengenai sama ada struktur perniagaan anda masih menjadi yang sesuai untuk anda.

Reformasi cukai membuat beberapa perubahan kepada peraturan cukai untuk perniagaan, terutama syarikat. Anda mungkin dapat memanfaatkan peluang perancangan cukai baru dan menurunkan bil cukai anda dengan mengubah struktur perniagaan anda.

Langkah 14: Semak Perlindungan Insurans Perniagaan Anda

Bagaimanakah perniagaan anda berubah sepanjang tahun lalu? Perubahan kepada saiz, struktur, dan model perniagaan anda boleh memberi kesan kepada jenis dan jumlah perlindungan insurans yang diperlukan untuk melindunginya. Program insurans yang anda jalankan mungkin tidak sesuai lagi.

Jadualkan pertemuan dengan ejen insurans anda untuk membincangkan sama ada anda perlu menambah liputan atau meningkatkan had anda terhadap liabiliti am, harta, liabiliti profesional, pampasan pekerja, atau perlindungan payung. Walaupun anda berada di sana, dapatkan sebut harga kompetitif dari syarikat lain. Membeli-belah di sekitar mungkin memberi anda kadar yang lebih baik untuk liputan yang sama.

Langkah 15: Uji Keselamatan Dalam Talian Anda

Menjaga maklumat anda, dan maklumat pelanggan anda, selamat dan swasta adalah penting. Ikuti langkah-langkah ini dari Perikatan Keselamatan Siber Nasional untuk memastikan data anda dilindungi:

• Pastikan perisian keselamatan pada semua peranti anda adalah semasa untuk melindungi daripada virus, malware, dan ancaman dalam talian yang lain.
• Hidupkan kemas kini perisian automatik jika itu pilihan.
• Sentiasa gunakan kata laluan yang kuat dan pengesahan dua faktor apabila mungkin.
• Sandarkan data dalam awan atau pada pemacu keras berasingan secara tetap.
• Memastikan akses kepada data atau sistem kritikal adalah terhad kepada pekerja yang memerlukannya untuk menjalankan tugas mereka.
• Mempunyai dasar yang jelas untuk apa yang pekerja boleh menyimpan dan memasang pada komputer dan peranti kerja mereka.
• Melatih pekerja untuk tidak membuka pautan yang mencurigakan dalam e-mel atau kunjungi laman web yang tidak diketahui.

Firman Akhir

Sebuah syarikat yang sihat bukan hanya tentang keuntungan. Ia juga tentang membaca antara baris dan bertanya soalan yang betul untuk melihat bagaimana anda boleh meningkatkan perniagaan anda. Langkah-langkah di atas mengambil masa, jadi jika anda tidak sepatutnya mengetepikan beberapa hari untuk menangani segala-galanya sekali setahun, mengetepikan beberapa jam setiap bulan atau suku dan memecahkan senarai ke dalam bahagian-bahagian yang boleh diurus.

Apa sahaja kaedah yang anda pilih, menjalankan pemeriksaan perniagaan boleh memberi anda gambaran yang baik tentang apa yang berlaku dengan perniagaan anda dan membantu anda mengelakkan sebarang cegukan kewangan di kemudian hari.

Adakah anda kerap memeriksa kesihatan kewangan perniagaan anda? Apakah langkah-langkah yang akan anda tambah pada senarai ini?