6 Idea & Tips Organisasi Pejabat Home

Sekiranya anda bekerja dari rumah, penting untuk melindungi ruang kerja dan perniagaan anda dengan membangunkan pelan pengurusan pejabat. Sama ada ia menjana perabot pejabat rumah ergonomik yang betul atau membangunkan pelan sandaran jika berlaku kerosakan komputer dan Internet, pengurusan pejabat rumah yang baik akan mewujudkan profesionalisme anda dan meningkatkan keuntungan anda.

Tips Pengurusan Pejabat Home

1. Menubuhkan ruang kerja berasingan

Adalah bijak untuk mewujudkan rasa separuh di pejabat rumah anda, walaupun ruang kerja anda adalah sebahagian dari bilik lain atau di sudut bawah tanah anda. Walaupun benar-benar menggunakan bilik yang berasingan tidak selalu mungkin, cuba yang terbaik untuk mengenal pasti tempat di rumah anda yang akan menjadi "kawasan pejabat" anda. Jika anda tidak mempunyai dinding atau sekatan untuk kawasan pejabat anda, anda boleh membuat sempadan mental dengan mengurung aktiviti kerja anda (termasuk perbualan telefon dan menjawab e-mel) ke lokasi ini.

Terdapat beberapa sebab mengapa mengetepikan kawasan di rumah anda sebagai kerja sahaja adalah penting:

Ruang pejabat rumah yang jelas menetapkan batas bagi kedua-dua anda dan ahli keluarga. Kanak-kanak, rakan sebilik, pasangan dan rakan kongsi akan belajar untuk menghormati keperluan anda untuk menumpukan perhatian kepada kerja anda jika mereka dapat mengenal pasti dengan mudah apabila anda bekerja dan tidak dapat menangani masalah peribadi atau keluarga.
Ia mengurangkan risiko kerja kertas kerja dan peralatan yang hilang di seluruh rumah anda.
Ia membantu anda mewujudkan kehadiran profesional ketika bertemu dengan pelanggan.
Jika anda merancang untuk mengambil potongan cukai di rumah, lebih mudah untuk mempertahankan terhadap audit jika anda dapat menunjukkan bahawa kerja anda berlaku di kawasan rumah anda yang digunakan secara eksklusif untuk kerja.

2. Pergi Pro Dengan Bekalan dan Perabot Pejabat Anda

Meja antik nenek dan set kerusi nenek anda mungkin kelihatan cantik, tetapi mungkin mimpi buruk ergonomik dan organisasi. Pastikan anda mempunyai kerusi pejabat yang selesa dan meja komputer yang direka dengan baik di pejabat rumah anda untuk membantu melindungi diri anda daripada tekanan badan dan mengurangkan kekacauan.

Anda tidak perlu membeli kepingan baru - semak Craigslist untuk mencari individu dan perniagaan yang menjual perabot pejabat lama. Pilihan lain adalah untuk mencari jika ada kedai perabot pejabat di dekat anda yang berurusan dengan perabot yang digunakan - sesetengah mungkin menyampaikan. Pastikan mata anda dikupas untuk mana-mana jualan yang keluar dari perniagaan, kerana kedai-kedai ini sering menjual lekapan, perabot pejabat, dan juga mesin pejabat (seperti komputer dan pencetak) semasa cuba mencairkan inventori mereka.

3. Menetapkan Akaun E-mel dan Telefon Terpisah

Apabila berhubung dengan komunikasi, adalah lebih baik untuk mengelakkan perniagaan bercampur dengan keseronokan. Anda tidak mahu anak-anak anda menjawab panggilan telefon pelanggan dan anda tidak mahu mengambil risiko termasuk pelanggan pada e-mel massa yang mengandungi memo terkini. Ia juga mudah untuk mengabaikan atau terlepas e-mel dan mesej daripada pelanggan jika mereka masuk ke peti mel peribadi anda dan akaun.

Sekiranya anda tidak mahu mengganggu dengan saluran telefon yang berasingan, anda masih boleh mendapatkan nombor berdedikasi yang menghubungkan ke peti mel suara, membolehkan anda menerima mesej daripada pelanggan dan prospek supaya anda boleh memanggilnya semula di waktu lapang anda.

4. Menggunakan Perkhidmatan Pejabat Rumah

Semak perkhidmatan pejabat / perniagaan yang ditawarkan oleh kedai salin tempatan, serta rantaian korporat, seperti Pejabat FedEx atau UPS Store di kawasan anda. Kebanyakan tempat ini mensasarkan perkhidmatan mereka kepada pemilik perniagaan kecil dan rumah yang tidak mempunyai ruang mel atau tidak mampu menyewa kakitangan sokongan.

Perkhidmatan berbeza-beza mengikut lokasi, tetapi sebagai tambahan kepada menawarkan perkhidmatan salinan, peti mel peribadi dan penghantaran pakej, kedai-kedai ini juga boleh menerima pakej bagi pihak anda (yang penting jika anda mendapat banyak penghantaran) dan mungkin juga menyediakan pelanggan dengan percuma dan rendah -akses komputer.

5. Buat Rancangan Cadangan

Tiada siapa yang mahu berfikir tentang peristiwa yang boleh menjejaskan perniagaan mereka, tetapi jika anda seorang pemilik perniagaan kecil, penting untuk melakukannya. Jika anda tidak mengenal pasti ancaman terhadap perniagaan anda, anda perlu bergegas apabila perkara tidak berjalan seperti yang dirancang.

Dari bencana alam hingga penyakit jangka panjang, perubahan dalam keadaan dapat mengakhiri bisnis Anda jika Anda tidak dapat terus bekerja. Malah masalah jangka pendek, seperti kegagalan kuasa atau kerosakan komputer, boleh merosakkan perniagaan anda jika anda tidak dapat memenuhi tarikh akhir pelanggan atau pesanan proses dengan cekap.

Perancangan Acara Utama
Bencana alam, keganasan, kekacauan awam, atau wabak penyakit boleh memberi kesan buruk kepada perniagaan besar dan kecil, dan walaupun pelan terbaik dapat membuat sukar bagi pemilik perniagaan individu untuk mendapatkan perniagaan mereka lagi. Pentadbiran Perniagaan Kecil A.S. menawarkan maklumat yang luas tentang perancangan bencana perniagaan di laman webnya, bersama-sama dengan maklumat mengenai program-program kerajaan yang dapat membantu pemilik perniagaan menstruktur semula operasi selepas peristiwa utama menyebabkan gangguan dalam komuniti.

Perancangan untuk yang tidak dijangka
Perkara yang boleh mengganggu keupayaan anda untuk mendapatkan kerja dilakukan termasuk kegagalan kuasa dan utiliti, kegagalan peralatan, penyakit, kecederaan, dan kecemasan keluarga. Walaupun beberapa hal ini tidak dapat dielakkan, anda akan kehilangan pelanggan dan pelanggan jika anda tidak dapat memenuhi tarikh akhir, produk kapal tepat pada waktunya, atau hanya memberikan tahap perkhidmatan normal anda.

Berikut adalah beberapa idea untuk menguruskan senario umum:

Kenal pasti Tempat untuk Mendapatkan Talian. Lihat kejiranan anda untuk tempat-tempat yang menawarkan WiFi dan membolehkan pelanggan menggunakan perkhidmatan ini untuk jangka masa yang panjang. Kafe, kedai salin, kedai perkapalan, dan perpustakaan awam adalah semua tempat yang berpotensi untuk mencari WiFi. Rumah-rumah kawan dan keluarga juga boleh menjadi tempat yang baik untuk mendapatkan dalam talian - hanya pastikan untuk memanggil dan bertanya sebelum menjatuhkan! Kenal pasti beberapa hotspot mesra tempat kerja di kawasan anda dan tulis nota operasi mereka supaya anda tidak membuang masa dari tempat ke tempat apabila Internet anda turun.
Lihat Ke Broadband Pay-As-You-Go. Dengan modem USB dan jalur lebar bayar sebagai anda, anda akan dapat tinggal di rumah sekiranya perkhidmatan Internet tetap anda ditutup.
Teknologi Backup. Walaupun ia adalah idea yang baik untuk menyimpan sandaran fail dan projek anda, anda juga harus mempunyai beberapa teknologi sandaran yang tersedia jika komputer anda berjalan di fritz. Cara paling mudah untuk melakukan ini adalah dengan membeli komputer riba atau netbook murah yang boleh anda gunakan jika komputer utama anda turun. Walaupun anda boleh menyimpan model desktop yang lebih tua di tangan, bukannya mudah alih atau dikenakan biaya, yang menjadikannya tidak berguna jika anda mengalami gangguan kuasa serentak dengan kerosakan komputer. Anda juga boleh melihat perkhidmatan sokongan seperti Backblaze dan Mozy.
Beli Sumber Kuasa Tak Terganti (UPS). UPS boleh melindungi mesin anda daripada lonjakan kuasa dan memberikan anda masa yang cukup untuk menghidupkan sistem desktop anda - serta menghantar e-mel cepat kepada pelanggan untuk memberitahu mereka bahawa anda akan menjadi tanpa kuasa untuk sementara waktu. Anda boleh mencari sumber kuasa yang tidak terganggu di Amazon untuk serendah $ 50.
Simpan Salinan Penting Maklumat Penting. Adalah idea yang baik untuk mendapatkan salinan maklumat hubungan pelanggan anda supaya anda dapat berhubung dengan mereka walaupun anda tidak boleh mengakses Internet atau fail komputer anda.

6. Ketahui Apabila Sudah Masa untuk Pindah Ke Ruang Baru

Walaupun ramai orang dapat mengendalikan perniagaan di rumah dengan jayanya, anda mungkin akan sampai ke titik di mana ia tidak lagi praktikal untuk bekerja dari rumah, sekurang-kurangnya secara sepenuh masa. Mungkin anda perlu bertemu secara teratur dengan pelanggan, menyimpan banyak inventori, atau bekerja dalam persekitaran dengan gangguan yang lebih sedikit.

Pertimbangkan ruang kerja yang membolehkan anda menyewa meja di ruang pejabat yang dikongsi jika anda tidak mampu atau tidak memerlukan pejabat penuh. Banyak ruang kerja yang membolehkan anda menyewa ruang mengikut keperluan anda, jadi anda tidak perlu melakukan kontrak sepenuh masa jika semua yang anda perlukan adalah tempat untuk bertemu klien beberapa kali setiap bulan. Pilihan lain ialah perkongsian pejabat, yang membolehkan anda bekerjasama dengan penyewa pejabat atau pemilik lain untuk berkongsi kos pejabat.

Firman Akhir

Cabaran-cabaran bekerja dari rumah dan ganjaran boleh tetap seimbang apabila anda menubuhkan pejabat rumah yang berfungsi dengan baik. Perlu diingat bahawa tiada pejabat berjalan sendiri. Membuat keputusan yang baik dan menjalankan disiplin diri akan membantu memastikan perniagaan anda berjalan lancar untuk jangka masa panjang.

Apakah beberapa petua terbaik untuk menjaga pejabat rumah atau ruang kerja anda berjalan dengan cekap?