6 Tips Pengurusan Masa Perniagaan Kecil untuk Meningkatkan Produktiviti

Adakah bunyi yang melampau? Pertimbangkan ini: Dalam kajian yang dijalankan oleh Microsoft, penyelidik mendapati bahawa pekerja hanya menggunakan kira-kira 60% masa kerja mereka yang tersedia. Ini bermakna bahawa dari seminggu kerja selama lima hari, mereka hanya produktif tiga hari itu. Sekarang, gunakan itu untuk perniagaan anda sendiri. Sekiranya masa adalah wang, maka bagaimana perasaan anda tentang memperoleh pendapatan hanya 60% dari masa yang anda belanjakan di tempat kerja?

Sekarang adakah saya mendapat perhatian anda?

Realitinya adalah masa yang mudah dibazirkan, dan melainkan jika anda mempunyai idea pra-set bagaimana anda membelanjakannya, ia akan berjalan sebelum anda tahu. Tetapi jangan risau - di sini adalah enam petua yang setiap pemilik perniagaan kecil boleh gunakan untuk membuat penggunaan terbaik masa mereka.

Tips Pengurusan Masa Perniagaan Kecil

1. Abaikan E-mel Anda

Ini mungkin terdengar lebih mudah daripada itu kerana kebanyakan orang cenderung memeriksa setiap 5-10 minit. Tetapi jika anda menambah semua minit yang diperlukan untuk terus memeriksa peti masuk anda dan kemudian membalas, mudah untuk melihat mengapa ia adalah pembina masa.

Daripada menjadi hamba kepada e-mel anda, menjadikannya tertakluk anda kekangan masa. Mengetepikan dua tempoh masa pada siang hari untuk menyemak dan membalas semua mesej anda. Ini akan mengambil sedikit motivasi dan disiplin yang serius, tetapi ia akan membolehkan anda menumpukan lebih banyak tumpuan dan masa untuk tugas-tugas lain yang mungkin terus terganggu dengan memeriksa e-mel.

Sekiranya anda bimbang orang akan tersinggung dengan berapa lama anda perlu bertindak balas, sediakan responder auto yang membolehkan orang tahu bahawa anda mengambil masa 10-12 jam untuk bertindak balas, atau bahkan 24 jam jika itu boleh diterima untuk jenis perniagaan anda.

2. Jangan Multi-Task

Di dalam Buletin Psikologi dan Kajian, pakar menunjukkan bahawa hanya kira-kira 2.5% orang yang mampu melakukan pelbagai tugas secara berkesan dan masih baik dalam setiap aktiviti. Selain itu, Institut Psikiatri di University of London menunjukkan bahawa IQ seseorang jatuh 10 mata apabila mereka terlalu dirangsang oleh e-mel, teks dan panggilan telefon.

Sebaliknya, pakar pengurusan masa menganggarkan bahawa fokus pada satu perkara pada satu masa akan menggandakan produktiviti, output, dan prestasi. Dan apabila anda menjalankan perniagaan kecil, itu boleh bermakna perbezaan antara kejayaan dan kegagalan. Paksakan diri anda untuk melakukan satu perkara sekaligus dengan menetapkan jam atau pemasa untuk masa yang tertentu, dan kemudian fokus pada satu tugas itu sehingga selesai.

3. Tetapkan Matlamat Langkah demi Langkah

Ini satu perkara untuk menetapkan matlamat, dan satu lagi untuk menetapkan matlamat terperinci di mana langkah-langkah dan kenaikan yang diperlukan untuk mencapainya digariskan terlebih dahulu. Ramai orang menetapkan matlamat umum dan kemudian tidak pernah mengikuti dengan mereka. Sebagai contoh, fikirkan berjuta-juta resolusi Tahun Baru yang ditetapkan setiap tahun. Masalah dengan jenis matlamat ini adalah ketika mereka adalah idea yang bagus, orang tidak tahu bagaimana melaksanakannya.

Untuk menjadikan penggunaan terbaik masa anda dalam perniagaan anda, hari anda harus terdiri daripada satu siri tujuan yang mempunyai pencapaian khusus. Sebagai contoh, jika matlamat anda adalah untuk mendapatkan lima pelanggan baru, anda harus memikirkannya dan menuliskan semua langkah yang perlu anda ambil untuk mencapai itu. Dengan memecahkan matlamat yang lebih besar ke dalam langkah-langkah yang lebih kecil, anda akan dapat mencapai matlamat anda dengan lebih berkesan kerana anda tahu dengan tepat langkah-langkah yang perlu dilakukan di sepanjang jalan. Tambahan pula, siapa yang tidak suka tetulang positif? Mengetahui anda telah menyelesaikan langkah-langkah tertentu ke arah menakluk matlamat anda boleh menjadi sangat memotivasi.

Anda harus menetapkan matlamat sebelum makan tengahari dan selepas makan tengah hari, dan pastikan bahawa yang paling penting dijangka sebelum makan tengah hari. Jika anda tahu bahawa anda tidak boleh pergi untuk makan sehingga matlamat anda dipenuhi, anda lebih cenderung untuk menumpukan perhatian kepada tugas-tugas yang dilakukan dan tidak membenarkan diri anda diketepikan.

4. Menguruskan Masa dan Angkasa Anda

Sukar untuk bekerja secara teratur apabila segala-galanya di sekeliling anda berada dalam keadaan huru-hara. Satu kajian yang dilakukan oleh Esselte menunjukkan bahawa 43% rakyat Amerika menganggap diri mereka tidak teratur, dan kekurangan organisasi menyebabkan mereka tinggal lewat di pejabat sekurang-kurangnya dua malam setiap minggu. Ia tidak perlu seperti itu.

Pakar organisasi bersetuju bahawa langkah pertama untuk meningkatkan produktiviti adalah untuk membersihkan dan kemudian mengatur ruang anda. Hilangkan segala yang tidak perlu, kemudian buat sistem untuk perkara-perkara yang ada. Sebagai contoh, gunakan folder fail berkod warna untuk item yang mendesak, yang akan dilakukan hari itu, dan yang lain untuk perkara yang boleh menunggu sehingga esok. Atau jika anda seorang teknisi, gunakan pengimbas anda dan buat fail pada PC atau Blackberry menggunakan sistem yang sama.

Ia perlu untuk mengatur bukan sahaja ruang anda, tetapi juga masa anda. Ramai orang menggunakan sistem kenaikan masa, di mana mereka membenarkan masa tertentu untuk melakukan perkara-perkara pada senarai tugasan mereka. Dengan alat dalam talian percuma yang hebat seperti e.ggtimer, alat yang berfungsi seperti pemasa telur, anda boleh menetapkan masa, dan kemudian dimaklumkan apabila sudah selesai. Tiada apa-apa seperti berlumba-lumba sepanjang masa untuk memenuhi matlamat bagi kita yang lebih bersaing.

5. Letakkannya dalam Penulisan

Terdapat sesuatu tentang melakukan pelan secara bertulis yang entah bagaimana menguatkannya dalam fikiran anda. Dengan menulis pelan tindakan anda untuk hari itu - termasuk matlamat anda dan butirannya - anda akan bersenjata dengan pelan yang sepatutnya membawa anda dengan cekap sepanjang hari. Anda tentu saja akan menghadapi masalah, tetapi jika anda mempunyai pemahaman yang jelas tentang apa yang perlu anda capai untuk hari itu, anda akan lebih cenderung untuk kembali ke tugas di tangan, bukan tanpa tujuan dari hanyut tugas seterusnya.

Sesetengah pakar percaya anda harus membuat senarai ini pada malam sebelumnya. Dengan cara itu, anda akan dapat memulakan hari berikutnya sepenuhnya bersedia, dan bukannya membuang masa untuk menentukan cara mendekati tugas dan mencari tahu apa yang perlu anda lakukan.

6. Putar Kereta Anda ke Pejabat

Sekiranya anda melihat filem itu, Peguam Undang-undang Lincoln, anda akan menghargai hujung yang lebih ekstrim ini. Adakah anda pernah mendapati diri anda ingin mendapatkan kerja yang dilakukan semasa memandu di antara janji atau menggantung di dalam kereta anda yang menunggu mesyuarat bermula? Daripada membuang masa berharga ini, pasang mesin faks dan salin ke kereta anda dan gunakan masa untuk melakukan perkara-perkara yang perlu, tetapi seringkali sangat menyusahkan apabila anda berada di jalan raya. Lihat faks, pencetak, dan pengimbas GSM Possio Greta mudah alih, dan jangan biarkan masa memandu anda dibazirkan lagi. Anda juga boleh melabur dalam telefon pintar atau komputer riba dengan kad Internet mudah alih supaya anda disambungkan pada setiap masa.

Firman Akhir

Pepatah lama "masa adalah wang" didasarkan pada kebenaran yang tidak mungkin pernah berubah. Dan jika anda berada dalam perniagaan untuk diri sendiri, cara paling mudah untuk meningkatkan pendapatan anda adalah untuk memberi perhatian kepada cara anda menghabiskan masa anda, dan kemudian membuat penyesuaian untuk membantu anda membelanjakannya dengan lebih baik.

Sekiranya anda mempunyai cadangan lain untuk memanfaatkan sepenuhnya masa anda di tempat kerja, sila poskannya di bawah.