10 Tips Membangunkan Kemahiran Komunikasi Tempat Kerja yang Berkesan

Pembantu muda, yang membingungkan antara kebencian dan keputusasaan, tidak tahu bagaimana untuk bertindak balas terhadap memo tiga halaman yang menyenaraikan kegagalan selepas kegagalan tugas dan harapan yang belum dipenuhi oleh kumpulan itu. Memo itu menyimpulkan dengan ancaman bahawa "perkara-perkara terpaksa berubah atau tidak," dan bahawa dia, pengurus, tidak lagi peduli terhadap individu-individu akibat kelemahan mereka. Rakan saya, terkoyak antara berhenti apa yang dia percaya sebagai penilaian yang tidak adil atau tinggal ketika kemajuan lanjut mungkin tertunda atau tidak mungkin, bertanya kepada saya, "Apa yang harus saya lakukan? Berhenti atau tinggal di sana dengan harapan saya tidak akan dipecat? "

Komunikasi Berorientasikan Keputusan di Tempat Kerja

Semua komunikasi mempunyai hasil. Tapi adakah hasilnya dalam kes ini yang diinginkan oleh pengurus yang menulis memo itu? Hubungan perniagaan, terutama antara atasan dan orang bawahan, sering berbatu kerana komunikasi yang kurang baik, kekurangan atau salah tafsiran fakta, persekitaran bertekanan, dan komitmen bersama untuk berjaya. Seperti dalam sukan dan politik, banyak kesilapan perniagaan tidak diundang. Bukit bukit menjadi gunung, dan kesilapan menjadi bencana akibat emosi dan berlebihan.

Penyelidikan telah membuktikan bahawa emosi sering melampaui akal, akibat melawan atau melarikan diri sebelum sebelum binatang memakan orang yang lambat untuk memutuskan sama ada mereka berbahaya. Nasib baik, kebanyakan perniagaan tidak mempunyai persekitaran "membunuh atau terbunuh" - tetapi kami masih dikondisikan untuk bertindak balas terhadapnya.

Dalam kes ini, usaha pengurus untuk memotivasi pekerjanya kembali. Walaupun terdapat kekurangan yang jelas dalam penampilan dan operasi kedai yang perlu diperbaiki, hasil memo adalah untuk memberi tumpuan kepada personaliti, bukan prestasi. Walaupun memo tidak ragu-ragu katathik untuk pengurus dalam jangka pendek, kesan jangka panjang adalah kehilangan kepercayaan dan keyakinan terhadap keupayaannya untuk memimpin, peningkatan ketegangan sehari-hari antara pengurus dan pekerja lain , dan kemungkinan besar kehilangan pengurus berpotensi masa depan dan pengetahuan institusi mereka yang terkumpul. Bagaimanakah pengurus dapat menangani situasi ini secara berbeza?

Berkomunikasi Berkesan: Pengurus

Terdapat beberapa perkara yang dapat dilakukan oleh pengurus untuk meningkatkan kemahiran komunikasinya:

1. Pertimbangkan Situasi Sebelum Mengambil Tindakan
Emosi kita menggoda kita untuk membuat keputusan cepat berdasarkan bukti cetek yang mungkin tidak mencerminkan sifat sebenar masalah itu. Pengurus berpendapat bahawa penampilan yang kurang dari kedai itu disebabkan oleh kekurangan usaha atau perhatian kakitangan. Dia gagal untuk mempertimbangkan bahawa beberapa pekerja kedai telah ditamatkan kerana keadaan kewangan, manakala beban kerja kedai tetap sama. Setiap pembantu pengurus bertanggungjawab untuk lebih banyak kawasan dengan kurang orang untuk melakukan kerja.

Lebih-lebih lagi, setiap pembantu telah dikehendaki mengambil pengurangan gaji kerana kehilangan pelanggan besar, dan masing-masing prihatin bahawa kerugian pelanggan akan memperlahankan promosi mereka sendiri untuk menyimpan pengurus. Walaupun tidak bertujuan, usaha mereka mungkin menderita kerana kebimbangan mereka sendiri.

2. Kumpulkan dan Sahkan Maklumat Sebelum Membuat Keputusan
Kami mempunyai kecenderungan untuk mengelirukan gejala dengan penyakit, dan akibatnya merawat gejala daripada penyakit yang mendasari. Teknologi membolehkan kita menangkap sejumlah besar data dan keping dan dadu untuk menjadikannya kelihatan seperti apa yang kita mahu. Tetapi data merupakan perwakilan masalah, bukan masalah itu sendiri. Mengamati kerja pembantu dan bercakap dan mendengar mereka tentang aspek pekerjaan mereka mungkin telah membawa kepada kesimpulan yang berbeza daripada yang dicapai pengurus.

3. Fokus pada Masalah, Bukan Keperibadian
Memo pengurus menyerang watak setiap pembantu dengan menyiratkan mereka malas, membatalkan, atau mengkhianati dia. Implikasi itu memunculkan konteks emosional memo, membayangi kandungan dan tujuannya yang faktual.

Para pembantu, sebagai tindak balas, bertindak balas dengan emosi tanpa berhenti untuk mempertimbangkan kesahihan fakta atau cuba memberi penjelasan apa-apa pun kepada pengurus. Apabila berurusan dengan apa-apa isu yang mungkin mempunyai kandungan emosi, "Peraturan 24 Jam" sepatutnya berkuat kuasa: Jangan hantar apa-apa e-mel, mesej, surat, memo atau melaporkan kepada orang lain sehingga anda mempunyai hari untuk memikirkan kandungannya dan pasti ia menyampaikan fakta dan nada yang anda kehendaki.

4. Menguruskan Individu, Bukan Kumpulan
Memo pengurus telah diarahkan kepada semua orang dan tiada siapa. Kekurangan kekhususan membolehkan setiap penerima untuk mengelakkan tanggungjawab peribadi, kerana setiap merasakan usaha sendiri telah memenuhi harapan. Akibatnya, memo gagal mendapatkan hasil yang diinginkan dan memburukkan persekitaran kerja yang sudah menyentuh. Komunikasi kumpulan adalah sempurna untuk menyediakan maklumat umum, pendidikan, dan pujian; Walau bagaimanapun, mereka tidak boleh digunakan untuk arah atau kritikan individu. Ingat, pujian di khalayak ramai dan mengkritik secara peribadi.

5. Bertemu Bawah Bawah Muka
Maksud dan niat perkataan bertulis tanpa konteks kehadiran fizikal sering disalahpahami, dan boleh menyebabkan kekeliruan dan konflik. Tiada pengganti untuk mencari seseorang di mata dan melihat tindak balas mereka terhadap perbualan anda untuk menjelaskan kandungan dan memastikan pemahaman dan persetujuan.

Pengurus sering bersembunyi di belakang memo dan nota seolah-olah bawahan mereka adalah robot yang akan dipindahkan ke tempat dan diprogramkan. Walau bagaimanapun, pemimpin yang berjaya mendapatkan komitmen yang baik dan membina jambatan kepercayaan, saling hormat, dan pengalaman bersama. Jadilah secara fizikal dan "berjalan kaki berjalan", dan biarkan orang anda tahu bahawa anda bersama mereka melalui yang baik dan yang buruk.

6. Menetapkan Tugas secara Langsung dan Jelas
Orang bekerja dengan baik apabila mereka tahu apa yang diharapkan daripada mereka. Pengurus yang baik mengenal pasti matlamat dan langkah-langkah dalam terma yang mudah difahami, memberi tanggungjawab dengan tegas, dan mengesahkan bahawa maklumat itu difahami oleh mereka yang diarahkan. Pengurus yang baik susulan dan memberikan input pembetulan untuk memastikan setiap orang bawahannya berada pada halaman yang sama dan bekerja ke arah objektif yang sama.

Pengurus perlu sentiasa ingat bahawa tiada pekerja mengambil pekerjaan dengan jangkaan bahawa dia akan diabaikan, diabaikan, atau tidak penting di tempat kerja. Pekerja mahu disukai dan dihormati oleh rakan-rakan mereka dan bangga dengan majikan mereka. Cabaran pengurusan adalah untuk mengekalkan dan terus membangunkan semangat dan komitmen pekerja ini, walaupun semasa tekanan.

Kesalahan adalah sebahagian daripada pertumbuhan, dan semakin singkat dan membetulkan kursus ini adalah kejadian biasa dalam perniagaan dan kehidupan. Berurusan dengan orang bawahan dengan cara yang anda ingin ditangani dalam keadaan yang sama adalah kursus terbaik yang boleh diambil oleh mana-mana pengurus.

Berkomunikasi Berkesan: Pekerja

Rakan saya, pembantu pengurus, juga boleh belajar dari acara ini. Reaksinya, walaupun difahami, memburukkan keadaan tanpa memerlukan. Sebagai akibatnya, dia dan pembantu lain mengalami kecemasan yang sia-sia dan masa dan usaha yang sia-sia membanting satu sama lain tentang ketidakadilan yang mereka alami. Masa dan tenaga ini mungkin lebih baik dibelanjakan untuk menangani masalah kedai dan meningkatkan perkhidmatan pelanggan. Walaupun tidak dia atau pembantu lain boleh mempengaruhi perasaan pengurus yang membawa kepada memo, respons mereka terhadapnya berada dalam kawalan mereka.

Sekiranya anda diletakkan dalam situasi yang sama, anda harus:

1. Jangan Peribadikan Kritikan
Sama ada anda memberi atau menerima kritikan, ia harus berdasarkan tindakan dan hasil yang diamati, bukan niat. Tidak mustahil untuk mengetahui motivasi di sebalik apa-apa aktiviti, hanya tindakan fizikal dan hasil aktiviti. Akibatnya, kritikan harus diberikan dan diterima secara tidak disengajakan, dipertimbangkan untuk kesahihan dan ketegasannya, dan dilaksanakan apabila tindakan dibenarkan.

Dengan kata lain, jangan terlalu sensitif atau bertahan apabila anda menerima maklum balas. Pertimbangkan maklumat yang diterima untuk mendapatkan hasil yang berbeza, bukan serangan peribadi.

2. Memahami Situasi
Dalam kes ini, penyebab utama kritikan adalah keadaan fizikal dan rupa kedai. Pada masa yang lain, kritikan membina adalah sebahagian daripada kajian prestasi pekerja biasa, yang direka untuk memberikan maklum balas kedua-dua pihak. Gunakan kedua-dua peluang untuk membina hubungan anda dan mendapatkan maklumat. Gunakan kajian semula sebagai peluang untuk menerima dan memberi kecerdasan yang mungkin tidak dijawab.

3. Jadilah Memahami
Apabila anda menerima apa yang anda anggap sebagai serangan peribadi atau kritikan yang tidak wajar, kenali sumber dan keadaannya sebelum melompat ke kesimpulan. Malangnya, orang mempunyai hari yang buruk, dan mereka sering bertindak balas dengan menyerang orang lain dengan sedikit atau tidak sebab. Apabila kepala lebih sejuk dan tekanan kurang, hubungi penyerang untuk mengetahui lebih lanjut tentang masalah dan bagaimana anda boleh menjadi sebahagian daripada penyelesaian. Anda mungkin mendapati bahawa rangsangan untuk serangan adalah tindak balas terlalu banyak pada bahagian penghantar atau tidak ada kaitan dengan anda atau kerja anda.

4. Belajar Dari Kesilapan Anda
Apa pun tahap kerjaya anda, anda boleh dan harus terus belajar. Sepanjang hayat kerja anda, anda akan bekerja dengan dan dengan atasan yang bervariasi keupayaan dan bakat. Ada yang anda akan ingat kerana kepimpinan mereka yang hebat, sementara yang lain anda akan ingat kerana mereka adalah pengurus yang lemah. Malah yang terakhir dapat mengajar anda sesuatu.

Dalam kes ini, rakan saya mengetahui bagaimana perasaannya apabila dituduh secara tidak adil prestasi buruk. Mudah-mudahan, dia akan ingat perasaannya sebelum dia membuat kesilapan yang sama dengan orang yang melaporkannya pada masa ini atau pada masa akan datang. Kadang-kadang, contoh-contoh buruk lebih berkesan daripada kebaikan.

Firman Akhir

Pengurusan dan kepimpinan adalah kemahiran yang dipelajari. Pengurus yang berkesan mempunyai pengalaman di kedua-dua belah spektrum, mengambil arah serta memberi mereka. Dan kejayaan sesebuah syarikat secara langsung berkaitan dengan kemahiran pengurus dan keupayaannya untuk memimpin pekerja melalui masa yang sukar dan ujian.

Dengan menganalisis dan memikirkan komunikasi anda dengan kedua-dua bawahan dan atasan anda, anda boleh belajar bagaimana untuk memimpin dalam apa jawatan yang anda ada. Dengan cara ini, anda bukan sahaja akan menjamin prospek masa depan anda untuk meningkatkan kedudukan syarikat anda, tetapi anda juga akan mewujudkan persekitaran kerja yang lebih produktif dan lebih baik untuk diri sendiri dan rakan sekerja anda.

Apa petua komunikasi yang berkesan yang boleh anda cadangkan?