10 Cara Mudah Meningkatkan Kemahiran Menulis Perniagaan Anda

Sekarang fikirkan tentang berapa banyak masa yang anda telah terbuang cuba menguraikan e-mel atau laporan yang ditulis dengan buruk. Bukan sahaja mengecewakan dan menjengkelkan untuk dibaca, tetapi penulisan buruk juga boleh membawa kepada salah faham yang serius, kehilangan peluang, atau bahkan kemalangan di tempat kerja.

Inti di sini ialah kemahiran menulis yang baik adalah berharga dalam beberapa cara. Dan, meluangkan masa untuk memperbaiki anda boleh membayar dividen yang signifikan sepanjang kerjaya anda. Mari kita lihat beberapa teknik yang boleh anda gunakan untuk meningkatkan kemahiran menulis perniagaan anda.

Nilai Kemahiran Menulis Peperiksaan

Penulisan yang baik adalah penting dalam tenaga kerja untuk beberapa sebab.

Pertama, penulis yang baik membantu anda menonjol dari orang ramai dan meningkatkan peluang anda untuk promosi atau kenaikan. Ia dapat membantu meyakinkan bos anda untuk mengambil tindakan terhadap projek dan idea yang anda sukai. Penulisan yang baik membuatkan anda kelihatan lebih pintar, boleh dipercayai dan profesional. Ia membantu mengelakkan kekeliruan dan salah tafsir, membina kepercayaan dan hubungan dengan rakan sekerja, dan memenangi pelanggan.

Penulisan yang baik amat penting kerana penggunaan sosial media yang semakin meningkat. Kita semua melihat profesional di Twitter, LinkedIn, atau kata-kata salah kata di Facebook atau menggunakan perkataan dengan salah. Bukan sahaja ini memalukan apabila ia berlaku kepada anda, tetapi ia juga boleh menjejaskan reputasi dan kredibiliti anda pada masa akan datang.

Penulisan anda adalah salah satu medium utama di mana anda akan dihakimi sepanjang hayat anda. E-mel, teks, dan laporan yang anda hantar setiap hari adalah perwakilan fizikal, dan rekod, dari anda. Dari masa ke masa, perwakilan ini membina reputasi anda dan memberi kesan kepada hubungan yang anda perlukan untuk berkembang dalam kerjaya anda.

Penulisan anda menyampaikan pemikiran anda, dan penting bahawa pemikiran ini disampaikan dengan cara yang jelas, paling fasih mungkin.

Kurt Vonnegut berkata, "Kenapa anda perlu meneliti gaya penulisan anda dengan idea memperbaikinya? Lakukan sebagai tanda menghormati pembaca anda, apa sahaja yang anda tulis. "

Sama ada anda seorang usahawan yang perlu menulis siaran akhbar yang hebat, seorang pengurus menulis e-mel harian kepada pasukan yang sibuk, atau seseorang yang mencari kerja baru yang perlu menulis surat perlindungan yang menang, kemahiran komunikasi yang baik adalah satu kemestian. Kata-kata penting dalam kehidupan, dan anda akan mendapat banyak manfaat daripada mengetahui cara menggunakannya dengan berkesan.

Bagaimana Meningkatkan Kemahiran Menulis Anda

Penulisan yang hebat memerlukan masa dan amalan. Sebagai ahli perniagaan ikonik, David Ogilvy berkata, "Penulisan yang baik bukan hadiah semula jadi. Anda perlu belajar menulis dengan baik. "

Terdapat beberapa cara anda boleh dengan cepat membuat penambahbaikan kepada penulisan anda sendiri.

1. Berfikir Sebelum Anda Menulis

Sebelum anda mula menulis apa-apa, hentikan dan fikirkan apa yang anda mahu dan perlu katakan. Tanyalah diri sendiri, "Apakah yang perlu diketahui atau difahami orang ini selepas membaca e-mel ini?"

Anda juga boleh menggunakan "5 Ws + H" yang digunakan semua wartawan semasa membuat kerjanya:

• Siapa: Siapa penonton saya??
• Apa: Apa yang perlu mereka ketahui?
• Bila: Bilakah ia terpakai, bilakah ini berlaku, atau bilakah mereka perlu tahu dengannya?
• Di mana: Di mana ini berlaku?
• Kenapa: Kenapa mereka memerlukan maklumat ini?
• Bagaimana: Bagaimana mereka menggunakan maklumat ini?

Anda juga perlu bertanya kepada diri sendiri, "Adakah saya benar-benar perlu menghantar e-mel ini?"

Profesional dalam setiap sektor dibanjiri e-mel setiap hari, banyak yang tidak perlu. Simpan diri anda dan masa pembaca anda dengan memastikan setiap e-mel yang anda hantar benar-benar diperlukan dan relevan.

2. Simpannya pendek

Sebaik sahaja anda mengenal pasti apa yang perlu anda katakan, dapatkan dengan cepat. Orang selalu ditekan untuk masa, dan mereka akan menghargai keringkasan anda.

Perlu lebih meyakinkan? Hentikan dan fikirkan bagaimana kecewa yang anda rasakan selepas membaca e-mel yang tiga kali lebih lama daripada yang diperlukan, dengan mata utama dikebumikan di bahagian bawah. Ia membuang masa dan tenaga, betul?

Jangan buat penonton anda melalui ini - bersikap ringkas.

Ia boleh membantu untuk berfikir bagaimana orang membaca. Novel ahli Elmore Leonard menawarkan beberapa nasihat yang ringkas tetapi hebat ketika dia berkata, "Cobalah untuk meninggalkan bahagian yang pembaca cenderung melompat." Secara amnya, ini bermakna paragraf panjang yang lebih berkaitan dengan apa anda mahu mengatakan daripada apa yang dibaca oleh pembaca. Sentiasa ingat pembaca anda.

Jika anda mendapati bahawa anda tidak boleh menulis e-mel yang kurang daripada setengah halaman yang panjang, maka e-mel bukan merupakan cara terbaik untuk mengkomunikasikan maklumat ini. Sebaliknya, panggil orang itu dan bercakap dengan mereka secara langsung.

3. Elakkan Perkataan-perkataan Berpikir

Secara bertulis, matlamat anda adalah jelas dan langsung. Sekiranya pembaca anda menggunakan Google untuk menguraikan apa yang anda cuba katakan, mereka akan merasa terasing dan marah.

Mark Twain pernah berkata, "Jangan gunakan perkataan lima dolar apabila perkataan lima puluh sen akan dilakukan." Elakkan godaan untuk menggunakan bunga api, kata-kata megah untuk bunyi yang lebih bijak. Stick dengan kata-kata lima puluh sen.

Dalam urat yang sama, elakkan jargon apabila mungkin. Jargon sering membuat anda terdengar pretentious, dan ia boleh mengalihkan pembaca anda. Sebaliknya, tulis cara anda bercakap. Pastikan ia semula jadi dan langsung.

4. Gunakan Suara Aktif

Ayat aktif adalah langsung, berani, dan lebih menarik daripada hukuman pasif. Kalimat pasif adalah lemah dan berlimpah; mereka seperti janggut yang lemah. Penulisan anda akan meningkat secara mendadak jika anda berusaha menggunakan ayat aktif apabila boleh.

Misalnya, lihat dua ayat di bawah:

1. Kucing menggaruk wanita itu.
2. Wanita itu tercalar oleh kucing itu.

Kalimat pertama ditulis dalam suara aktif. Ia jelas dan langsung. Kalimat kedua adalah pasif.

Dalam ayat yang aktif, subjek melakukan tindakan kata kerja. Dalam kalimat pasif, subjek adalah membiarkan tindakan berlaku kepada mereka. Inilah satu lagi contoh mudah:

1. Pemain golf memukul bola.
2. Bola telah dipukul oleh pemain golf.

Dalam ayat pertama, subjek (pemain golf) melakukan tindakan (memukul bola). Dalam ayat kedua, subjek (pemain golf) datang selepas kata kerja; ia menerima tindakan itu.

Untuk melihat suara pasif, cari bentuk kata kerja "menjadi," seperti "akan" atau "sudah," di hadapan kata kerja. Contohnya, "Mesyuarat akan diadakan jam 8 malam," pasif. Sebaliknya, katakan, "Pertemuan pada pukul 8 malam."

5. Sentiasa Menjadi Profesional

Kadang-kadang ia menggoda untuk membuang jenaka atau memasukkan gosip pejabat dalam e-mel. Walau bagaimanapun, tambahan ini tidak menyumbang kepada mesej anda dan boleh menjejaskan reputasi anda secara negatif. Mereka juga mudah difahamkan.

Ya, anda perlu menjadi sahih dan biarkan suara anda bersinar dalam penulisan anda. Tetapi anda juga perlu kekal profesional; ia adalah tindakan mengimbangi. Cara yang baik untuk memeriksa kesesuaian kandungan anda adalah bertanya, "Adakah saya selesa dengan ini jika di halaman depan akhbar esok pagi?" Sekiranya ini membuat anda berasa seronok, lakukan beberapa penyuntingan.

6. Memperjelas Panggilan Anda untuk bertindak

Komunikasi perniagaan anda dihantar dengan tujuan; ia jarang berlaku bahawa anda akan menulis e-mel yang semata-mata maklumat. Kemungkinannya, anda memerlukan pembaca anda untuk melakukan sesuatu: hubungi anda kembali, memberikan lebih banyak maklumat, mengesahkan kehadirannya di mesyuarat, dan sebagainya.

Jangan tinggalkan pembaca anda untuk mengetahui apa yang anda mahu mereka lakukan dengan maklumat ini. Eja itu, dan jadilah khusus. Sebagai contoh:

• Sila hantarkan sebarang suntingan pada pukul 5 petang Selasa.
• Sila hubungi semula pelanggan ini pada hari Jumaat untuk menyelesaikan isu ini.

Jelas tentang apa yang anda mahukan dan anda mungkin akan mendapati anda mendapat hasil yang lebih baik daripada pembaca anda.

Pro Tip: Perlu diingat bahawa jika anda memerlukan tindakan segera pada sesuatu, bercakap dengan penerima secara langsung. Bangun dari meja anda dan pergi ke pejabat mereka, atau hubungi mereka di telefon. Menulis adalah medium yang penting, tetapi tiada apa yang menimbulkan perbualan dalam diri apabila anda perlu melakukan sesuatu.

7. Gunakan Talian Subjek E-mel Anda dengan sewajarnya

Barisan subjek e-mel anda adalah alat yang berkuasa; fikirkan ia sebagai tajuk untuk e-mel anda. Tugas utama ialah memastikan tubuh dibaca. Untuk melakukan ini, tajuk utama perlu pendek, langsung, berkuasa, dan khusus.

Sebagai contoh, lihat dua baris subjek e-mel di bawah:

1. Mesyuarat Isnin
2. Menghadiri Mesyuarat Ulang Tahun 2hb Oktober 14hb

Garis subjek pertama adalah samar-samar dan meninggalkan banyak soalan yang tidak dijawab. Mesyuarat Isnin mana? Apakah pertemuan itu? Adakah saya perlu tahu mengenai mesyuarat ini?

Garis subjek kedua adalah lebih spesifik, dan dengan itu lebih cenderung untuk dibuka dan dibaca dengan cepat. Ia berkomunikasi yang memenuhi maksud penulis, apabila ia, dan apa yang anda perlukan ketika menghadiri pertemuan ini.

Jangan sekali-kali meninggalkan baris subjek e-mel anda kosong. Penapis e-mel sering mengkategorikan baris subjek kosong sebagai spam, jadi isikannya untuk mengelakkan email anda terlepas.

Pro Tip: Jika anda hanya perlu bertanya soalan ringkas, gunakan teknik Akhir (EOM). Cukup tulis soalan anda dalam baris subjek e-mel dan tambahkan "EOM" di hujungnya. Ini menjimatkan masa pembaca anda kerana mereka boleh membalas dengan cepat tanpa perlu membaca lebih banyak teks yang berlebihan.

Sebagai contoh, baris subjek anda mungkin berkata, "Adakah anda akan menghadiri mesyuarat Isnin ini? EOM. "

Pastikan penerima anda tahu apa maksud EOM sebelum menggunakan teknik ini. Kemudian, idealnya mereka akan membalas dalam baris subjek e-mel mereka seperti, "Ya, saya akan berada di sana. EOM. "

8. Kekalkan Satu Topik dalam E-mel

Pastikan e-mel anda memberi tumpuan kepada satu titik atau idea tertentu apabila mungkin. Sekiranya anda perlu menangani topik lain, tulis e-mel yang berasingan. Memberi tumpuan pada satu topik setiap e-mel memberikan masa pembaca anda memproses apa yang anda katakan dan bertindak balas secara langsung. Ia juga membantu mereka mengatur e-mel mereka dengan lebih cekap dan mencari e-mel yang diarkibkan dengan lebih cepat.

Sebagai contoh, di bawah adalah contoh e-mel yang meliputi terlalu banyak topik:

Talian Subjek E-mel: Mesyuarat Isnin 

Badan: Hi Steve, 

Terima kasih atas semua kerja anda pada laporan suku tahunan minggu lepas. Anda melakukan kerja yang baik! Saya fikir kita perlu memendekkan intro, tetapi selain itu ia hebat.

Saya menulis untuk melihat sama ada anda akan menghadiri mesyuarat Isnin ini. Jika ya, bolehkah anda mengemukakan salinan draf laporan awal anda? Saya ingin menunjukkan kepada Susan.

Juga, adakah anda pernah menyentuh asas dengan Al Thompson di Syracuse? Beliau mempunyai beberapa aduan mengenai penghantaran terakhirnya dan kami perlu memastikan bahawa mereka ditangani. Beritahu saya bagaimana ini ternyata.

Terima kasih,

Jim

Hentikan dan fikirkan tentang berapa banyak perkara yang diminta Steve dalam alamat e-mel ini.

Pertama, dia perlu memikirkan jika Jim mahu dia untuk mengedit intro, atau jika Jim akan melakukannya sendiri; ia tidak jelas. Dia kemudian perlu mengesahkan bahawa dia akan berada di mesyuarat Isnin, dan juga ingat untuk membawa draf laporan. Akhirnya, dia harus menangani aduan pelanggan itu dan memberitahu Jim apa yang berlaku.

E-mel mempunyai beberapa peringatan penting di dalamnya, dan Steve mungkin mahu menyimpannya. Tetapi tajuknya hanya berkata, "Mesyuarat Isnin." Jika dia mahu menyimpannya sebagai peringatan untuk menangani aduan pelanggan, tajuk utama tidak ada kaitan dengan subjek sebenar. Dia perlu ingat bahawa peringatan untuk menangani aduan pelanggan adalah dalam e-mel bertajuk "Mesyuarat Isnin."

Adakah pembaca anda suka dan membuat perkara semudah mungkin untuk mereka. Pastikan mudah dengan satu topik setiap e-mel.

9. Jangan sekali-kali menggunakan E-mel untuk Menyampaikan Berita Bad

Jangan sekali-kali menggunakan e-mel untuk menyampaikan berita buruk. Sekiranya anda perlu membuang seseorang di dalam pasukan anda, atau berikan maklum balas yang akan berbunyi kurang daripada rosy, lakukan secara peribadi. Sangat mudah untuk salah faham berlaku melalui e-mel, prospek yang diperkuatkan apabila anda menggunakan e-mel untuk menyampaikan berita buruk. Secara peribadi, anda boleh berkomunikasi dengan belas kasihan dan empati, dan anda boleh menggunakan bahasa badan anda dan nada suara untuk terus menyampaikan keikhlasan dan niat anda. Ini adalah sesuatu yang anda tidak boleh lakukan melalui e-mel.

10. Proofread, Proofread, Proofread

Kesilapan tatabahasa dan ejaan memalukan, dan mereka menyakiti kredibiliti anda. Pasti, anda boleh bergantung pada alat ejaan, tetapi mereka tidak menangkap segala-galanya, terutama kata-kata yang digunakan dalam konteks.

Sebaik sahaja anda selesai menulis, baca terus dengan segera. Dan, bilamana mungkin, letakkannya dan baca lagi beberapa jam (atau beberapa hari) kemudian. Memberi diri anda jauh dari penulisan akan membantu anda melihat kesilapan yang anda mungkin terlepas pada bacaan pertama.

Pro Tip: Apabila membaca, baca setiap ayat dengan teliti. Ambil nasihat George Orwell, yang menyatakan, "Seorang penulis teliti, dalam setiap kalimat yang dia tulis, akan bertanya pada dirinya sendiri sekurang-kurangnya empat soalan, dengan demikian: Apa yang saya cuba katakan? Apa perkataan yang akan menyatakannya? Apa imej atau idiom akan menjadikannya lebih jelas? Adakah imej ini cukup segar untuk memberi kesan? Dan dia mungkin akan bertanya kepada dua lagi: Bolehkah saya meletakkannya lebih lama lagi? Adakah saya mengatakan apa-apa yang boleh mengelakkan hodoh? "

Jika e-mel atau laporan penting, berikan kepada rakan atau rakan sekerja yang dipercayai untuk membaca sebelum anda menghantarnya kepada khalayak yang dimaksudkan. Sepasang mata baru mungkin akan menemui kesilapan tambahan yang anda terlepas.

Pro Tip: Jika anda mendapati anda memerlukan bantuan tambahan dengan penulisan perniagaan anda, gunakan perkhidmatan seperti Grammarly, yang mengimbas teks anda dan mengenalpasti kesilapan tatabahasa yang mudah dan rumit (termasuk kata-kata yang dieja dengan betul yang digunakan dalam konteks yang salah). Anda juga mendapat penjelasan untuk setiap kesilapan supaya anda dapat memperbaiki penulisan anda pada masa hadapan.

Firman Akhir

Sesiapa sahaja boleh belajar menjadi penulis yang lebih baik, dan cara terbaik untuk memperbaiki penulisan anda sendiri adalah amalan. Semakin banyak anda menulis, semakin baik anda akan mendapat. Anda juga boleh mempertimbangkan mengambil kursus penulisan perniagaan online secara percuma melalui Coursera. Kelas ini dicipta oleh University of Colorado-Boulder dan bebas jika anda mengaudit.

Apakah kesilapan yang paling sering anda buat dalam penulisan perniagaan anda? Apa yang anda fikir anda berbuat baik?