13 Cara Memotong Kos Rendah Pentadbiran Dalam Perniagaan Anda

Memikirkan bagaimana untuk mengurangkan atau menghapuskan kos pentadbiran tertentu adalah penting untuk keuntungan dan kejayaan jangka panjang syarikat anda. Mengurangkan perbelanjaan ini akan mengurangkan hasil yang diperlukan untuk memecahkan walaupun atau membuat keuntungan, memberikan lebih banyak fleksibiliti dalam strategi harga jangka panjang, dan meningkatkan aliran tunai.

Bagaimana Potong Perbelanjaan Pentadbiran

1. Jangan Beli - Sewa
Keputusan sama ada untuk memiliki atau menyewa harta secara umumnya berdasarkan skala operasi anda. Pemilikan atau pajakan jangka panjang meningkatkan kos tetap dan pendedahan kewangan anda. Walaupun perjanjian sewa bulan ke bulan cenderung kos lebih sedikit dalam jangka pendek, keupayaan untuk menamatkan perjanjian dan berpindah ke ruang yang lebih sesuai menjimatkan wang dan liabiliti dalam jangka masa panjang. Dalam pasaran yang berubah-ubah, keputusan yang lebih bijak adalah untuk menghadkan pendedahan kewangan anda, menjimatkan wang anda untuk masa itu apabila anda lebih selesa dengan peluang pasaran dan pelaburan yang akan memenuhi kriteria anda.

2. Hadkan Perbelanjaan Perjalanan dan Hiburan
Hubungan pelanggan sentiasa penting dan tidak boleh dikompromikan. Walau bagaimanapun, nilai pertemuan tatap muka bukanlah fungsi hadiah mewah dan makan malam mahal di restoran mewah. Menubuhkan dasar hiburan yang sesuai dengan ekonomi; pelanggan dan prospek anda akan memahami kerana syarikat mereka mungkin melaksanakan dasar yang serupa.

3. Telekomunikasi
Teknologi berkesan mengurangkan jarak, jadi tidak perlu memerlukan orang atau pakar pentadbiran untuk berada secara fizikal. Pekerja yang bekerja dari rumah atau kemudahan sementara dari bulan ke bulan mengurangkan atau menghapuskan kos ruang pejabat yang tinggi, serta permintaan untuk perkhidmatan sokongan. Dalam kebanyakan kes, pekerja dengan peluang untuk telecommute akan mengambil kurang gaji kerana kebebasan dan kekurangan kos perjalanan.

4. Menyewakan Pejabat dan Yard
Jika anda mempunyai ruang yang berlebihan yang tidak akan digunakan untuk setahun atau lebih, menyiasat subleasing. Sebagai tuan rumah, anda akan terus mengawal premis dan aktiviti yang dilakukan di ruang angkasa, dan anda akan mempunyai pendapatan tambahan untuk mengimbangi perbelanjaan kemudahan anda sendiri.

Sebelum menyetujui sublet, anda harus yakin bahawa ruang tidak diperlukan semasa tempoh perjanjian. Termasuk bahasa dalam kontrak untuk penamatan awal jika perlu. Keupayaan anda untuk menaik taraf ruang menyediakan fleksibiliti maksimum, dan boleh dicerminkan dalam perjanjian dengan sama ada mengurangkan sewa penyewa dalam tempoh perjanjian atau membayar penalti jika penamatan diperlukan.

5. Hutang Pembiayaan Semula
Kadar faedah adalah sangat rendah pada masa ini. Sekiranya anda mempunyai hutang jangka panjang pada peralatan, jentera, atau harta tanah, sekarang adalah masa untuk membiayai semula dengan matlamat untuk mengurangkan pembayaran sebanyak mungkin untuk jangka terdekat. Pada masa-masa sukar, wang tunai adalah raja, jadi anda ingin menyimpan seberapa banyak yang mungkin dekat untuk kecemasan.

6. Menghapuskan Langganan dan Keahlian
Dari masa ke masa, banyak syarikat menambah langganan dan keahlian kerana industri mereka dan perbelanjaan kecil yang terlibat untuk gabungan tunggal. Perbelanjaan ini boleh dibina dengan cepat dan tidak disedari, bagaimanapun, kerana mereka sering muncul pada jadual yang berbeza dan laporan perbelanjaan.

Tinjau semua afiliasi sosial, persaudaraan, dan perniagaan anda untuk memastikan ia diperlukan dan menyumbang secara berkala kepada operasi yang menguntungkan syarikat anda. Hilangkan mereka yang tidak.

7. Potong Kos Perjalanan
Jika boleh, elakkan perjalanan, menggantikan perjalanan dengan panggilan telefon, e-mel, dan mesyuarat video. Sekiranya anda mesti terbang, rancang ke hadapan untuk mengelakkan kos yang tinggi dari perjalanan "tiba-tiba". Meningkatkan pengawasan akaun perbelanjaan anda untuk menghantar mesej yang jelas kepada kakitangan anda bahawa kos adalah penting.

Apabila anda mengembara, tinggal di hotel perniagaan, bukannya hotel mewah, kerana mereka selalunya separuh kos kemudahan empat bintang. Dan setiap orang yang mengembara mestilah ahli kumpulan pertalian yang ditaja oleh hotel itu untuk mendapatkan diskaun dan malam percuma.

Tambahan pula, tumpukan sewa kereta anda kepada pembekal tunggal dengan siapa anda telah berunding kadar murah - tentukan model standard kecuali dalam keadaan yang diluluskan. Jika tinggal di bandar yang lebih besar, pertimbangkan penggunaan teksi dan bukannya menyewa kereta. Hentikan perkhidmatan limusin swasta melainkan jika dibandingkan dengan kadar teksi.

8. Menghapuskan Kertas
Menguruskan kertas memakan masa dan mahal. Menyusun, memfailkan, dan mencari fail memerlukan masa dan ruang setiausaha / perkeranian. Membeli pemindai dan mendigitalkan semua kertas penting dan simpannya dalam fail elektronik yang teratur untuk menjimatkan kos ruang dan pentadbiran. Buku dan rekod syarikat anda penting bagi operasi anda yang berterusan, jadi penting untuk mengekalkan dan mengamankan salinan fail elektronik di dalam kemudahan anda dan di lokasi terpencil.

Ia sepatutnya tidak mengatakan bahawa fail perlu disokong setiap hari, terutamanya mana-mana fail berkenaan dengan pengenalan pelanggan, rekod kewangan, atau maklumat hubungan.

9. Perbelanjaan Pemasaran Saham
Kenal pasti produk atau perkhidmatan yang melengkapkan produk anda. Kemudian, hubungi syarikat yang menyediakan produk dan berunding susunan pemasaran bersama. Sebagai contoh, kontraktor kolam renang mungkin bersetuju untuk pemasaran bersama dengan pembekal perabot luaran, atau pelbagai restoran etnik boleh mempromosikan "Pengalaman Makanan Antarabangsa" yang memaparkan setiap restoran pada malam yang berbeza. Strategi ini memperluaskan usaha pemasaran anda tanpa menanggung perbelanjaan yang biasanya akan dikaitkan dengan menambah peniaga atau pengiklanan baru.

10. Mengekalkan Peralatan Dalam Rumah
Jika pembaikan dan penyelenggaraan adalah kos yang signifikan dalam operasi anda, pertimbangkan untuk menyewa seorang mekanik atau pakar dan membawa pembaikan dalaman. Anda akan mempunyai peralatan yang lebih baik, kerap mengekalkan yang membolehkan anda untuk mengelakkan penggantian mahal sehingga kemudian.

11. Gunakan Batu Penerbangan untuk Perjalanan, Hotel, dan Autos
Jika anda atau pekerja anda terbang secara teratur, sasarkan syarikat penerbangan tunggal dengan program ganjaran perjalanan yang baik untuk kegunaan syarikat. Juga mendaftar untuk salah satu kad kredit perniagaan kecil terbaik, dan sebagai mata atau batu membina, gunakan anugerah untuk perniagaan syarikat.

12. Memantau Alat dan Bekalan
Barang-barang adalah aset yang tidak kelihatan yang sering diabaikan. Oleh kerana tiada barang mahal dengan sendirinya, pekerja sering menyesatkan mereka, meninggalkan mereka, atau membawa mereka pulang untuk kegunaan peribadi.

Memulakan dasar bahan habis - menyimpan bekalan pejabat di kawasan selamat, hanya tersedia melalui pekerja yang ditetapkan. Sekiranya anda mempunyai tumbuhan di mana alat tangan atau bahan habis pakai yang lain digunakan, mulakan dasar yang serupa. Beri alat kepada individu dengan keperluan bahawa mereka bertanggungjawab secara peribadi untuk kos alat jika hilang atau hilang.

13. Leverage Internet
Semua orang yang terlibat dalam pembelian bahan atau bekalan harus mempunyai akses ke Internet dan mengetahui cara mencari data untuk item tertentu. Menetapkan kos maksimum setiap item dengan dasar yang menghendaki sesiapa yang membeli item yang melebihi nilai itu untuk menggunakan Internet untuk mengenal pasti pembekal berpotensi dan kos terendah.

Firman Akhir

Pemotongan kos pentadbiran memerlukan kerjasama dan penyertaan pekerja anda. Galakkan penyertaan dan idea mereka apabila anda memulakan latihan dan memaklumkan kepada mereka tentang hasilnya.

Perunding perniagaan umumnya bersetuju bahawa kebanyakan syarikat boleh mengurangkan perbelanjaan pentadbiran sehingga 10% tanpa menjejaskan kecekapan mereka. Apabila anda melaksanakan strategi untuk mengurangkan kos perniagaan, memantau kesannya untuk memastikan bahawa hubungan pelanggan tidak terjejas dengan buruk, atau kos yang meningkat di kawasan bukan pentadbiran akibat daripada potongan. Apabila perubahan dalam operasi pentadbiran telah selesai, peralihan fasa "pemotongan" dalam latihan menjadi fasa "kawalan kos" untuk memastikan penambahbaikan menjadi tertanam dalam perniagaan harian syarikat.

Apa cara lain yang boleh anda cadangkan untuk mengurangkan kos pentadbiran?