Cara Membuat Sistem Pengisian Rumah untuk Penyimpanan Rekod

Tetapi menyelesaikan cukai tahunan bukan satu-satunya alasan untuk mempunyai sistem pemfailan yang baik. Adalah penting untuk mengekalkan resit untuk menunjukkan berapa banyak yang anda bayar untuk harta dan pelaburan, serta membuktikan bilakah pembelian dibuat. Ia hampir mustahil untuk mendapatkan pinjaman tanpa mendedahkan rekod pendapatan dan perbelanjaan anda.

Menjejaki kertas kerja adalah satu keperluan, dan ia boleh menyebabkan masalah bagi mereka yang tidak bersedia dan tidak teratur. Walau bagaimanapun, mewujudkan sistem pemfailan rumah yang masuk akal boleh menjadi agak mudah.

Menyediakan Sistem Penyaringan

Sekiranya anda belum lagi memasuki sistem menyimpan dokumen tanpa kertas, anda masih boleh dengan mudah menguruskan sistem untuk menjejaki semua rekod anda.

1. Pembelian Keperluan yang Diperlukan

Lawati kedai bekalan pejabat kegemaran anda dan buatlah pembelian berikut:

• Satu fail saku bersaiz surat yang berkembang hingga tiga setengah inci (kira-kira $ 3)
• Beberapa folder fail (kurang dari $ 1 setiap satu)
• Labelkan folder fail anda (kira-kira $ 3 untuk pek sebanyak 250 label)

2. Buat Label

Labelkan folder yang berkembang untuk tahun ini. Kemudian, buat label untuk setiap folder fail seperti berikut:

• Perbelanjaan peribadi, seperti pakaian, buku, bahan makanan, dan hiburan
• Perubatan / pergigian
• Bil utiliti
• Pembelian besar dan pembaikan rumah
• Penyata bank
• Pelaburan
• Penyata dan penerimaan kad kredit
• Bayar bayaran
• Rekod cukai

3. Mengurus Dokumen dan Fail Anda

Sebaik sahaja anda mempunyai folder anda yang berlabel, mulakan menganjurkan sistem pemfailan anda. Semasa tahun berjalan, anda boleh menambah lagi folder untuk memegang resit untuk kategori baru yang anda perlukan untuk mengesan, seperti perbelanjaan untuk pendidikan, haiwan kesayangan, atau perjalanan.

Tempatkan folder fail anda di dalam folder yang berkembang, dan simpan sistem pemfailan anda dengan selamat di dalam laci atau kabinet pemfailan. Setiap kali anda membuat pembelian atau pembayaran bil, membuat tabiat untuk segera meletakkan resit anda di dalam folder yang sesuai.

Untuk membantu mengekalkan pembayaran bil, buat folder berlabel "Bills to Pay." Simpan folder ini di lokasi yang sangat ketara supaya anda diingatkan untuk meneruskannya secara tetap untuk membayar bil-bil yang anda berikan. Selepas membayar setiap bil, letakkan rekod itu ke dalam folder yang sesuai dalam sistem pemfailan anda.

Anda juga harus membuat folder berlabel "Keperluan Perhatian." Sebagai contoh, jika anda perlu membuat pertanyaan mengenai caj yang mencurigakan pada kad kredit anda, atau jika anda perlu menghubungi penjual yang tidak memberi kredit kepada anda kerana telah membayar bil terbaru anda, anda perlu menyimpan rekod atau peringatan dalam folder ini.

Kaedah Penyampaian Harian

Dengan melaksanakan sistem ini, anda dapat mengurangkan masa yang anda habiskan mencari melalui kertas yang berselerak dengan membuat fail anda disusun dalam fail yang teratur, sesuai dengan label. Buat rutin harian untuk menyimpan fail anda secara konsisten dan dikekalkan dengan betul:

1. Kumpulkan mel dan pergi melalui meja atau meja dapur.
2. Buka setiap helai surat dan sisihkan sampah surat dan sampul surat untuk dikitar semula.
3. Tempatkan bil dalam folder "Bills to Pay" anda.
4. Tempatkan resit dalam folder yang betul. Sebagai contoh, ringkasan perkhidmatan perubatan hendaklah dimasukkan ke dalam folder "Perubatan / Gigi" anda.
5. Apa-apa sahaja yang memerlukan perhatian segera harus masuk ke dalam folder "Perlu Perhatian" anda supaya anda boleh menjaga dengan cepatnya.

Apa yang Perlu dan Berapa Lama?

Dalam kebanyakan kes, anda harus menyimpan rekod selama sekurang-kurangnya tiga tahun, kerana IRS biasanya mencari tiga tahun ke dalam sejarah anda semasa audit cukai. Walau bagaimanapun, IRS boleh memilih untuk mencari tiga tahun tambahan ke dalam sejarah anda, jadi untuk itu, anda dinasihatkan untuk menyimpan rekod selama enam tahun.

Berikut adalah beberapa rekod yang perlu anda simpan selama enam tahun:

• Resit untuk sebarang potongan yang anda nyatakan pada pulangan cukai anda
• Kenyataan broker untuk urus niaga yang dilaporkan pada penyata cukai anda
• Rekod yang berkaitan dengan penjualan rumah atau harta lain yang dilaporkan pada penyata cukai anda
• Rekod pendapatan dan perbelanjaan yang dilaporkan untuk perniagaan kecil anda pada pulangan cukai anda

Setiap kertas yang menyokong maklumat yang dilaporkan pada penyata cukai anda hendaklah disimpan selama enam tahun selepas tarikh anda memfailkan.

Walau bagaimanapun, terdapat beberapa rekod yang anda ingin simpan selama-lamanya:

• Pulangan cukai
• Kontrak
• Harta harta dan kenyataan penutupan
• Rekod sumbangan anda kepada rancangan persaraan anda
• Polisi insurans hayat
• Dokumen perancangan harta tanah, seperti kuasa wakil atau perjanjian amanah

Dokumen untuk Buang

Selepas anda menyelesaikan penyata cukai anda untuk tahun ini, terdapat beberapa dokumen yang boleh dibuang. Kecuali ia berkaitan dengan pulangan cukai anda, anda sepatutnya dapat menyingkirkan perkara berikut:

• Slip deposit bank dan penerimaan ATM
• Paycheck stubs
• Penerimaan rang undang-undang kabel utiliti

Firman Akhir

Tidak ada masa seperti sekarang untuk memulakan kerja kertas kerja anda. Semakin cepat anda menubuhkan sistem pemfailan yang teratur, semakin cepat anda dapat menuai ganjaran rumah atau pejabat yang berantakan. Anda mungkin juga mendapati lebih mudah untuk mengakses apa-apa kerja kertas atau rekod bila-bila masa anda memerlukannya.

Adakah anda menggunakan sistem pemfailan rumah? Strategi apa yang telah bekerja dengan baik untuk anda?

(kredit foto: Bigstock)